合肥市国资委、合肥市档案局《关于加强电子文件和电子档案管理的意见》（节选）
为加强电子文件和电子档案管理工作，推进全市档案信息化建设，根据国家《电子文件管理暂行办法》和省里要求，结合合肥市实际，特提出如下意见：
一、电子文件和电子档案管理的重要意义
电子文件和电子档案是信息记录和历史记录的重要形式，是国家信息资源重要组成部分。各单位要进一步提高思想认识，加强组织领导，给予项目建设和资金投入上的支持，把电子文件和电子档案管理工作纳入到本单位信息化建设规划当中，建立管理制度，落实保障措施，切实加强和促进电子文件和电子档案管理工作。
二、电子文件的收集范围
电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。各单位要按照时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、数据检测等方面要求收集电子文件，确保电子文件质量。
电子文件收集范围参照纸质文件归档范围的规定执行，主要包括：
1、能反映各单位主要职能活动的电子文件。包括文书和业务工作在内的文件，以及相关的支持软件和数据等。
2、网上流转的电子文件。包括上级下发的文件、同级的平行文件、下级上报的文件和本单位形成的文件等。
3、非网上流转的纸质文件要采取相应技术手段（扫描、拍照等）转换成电子文件。包括会议记录、统计报表、会议文件等不经文书处理的文件。
4、其他门类的电子文件。包括数码照片、CAD图纸、视频文件、音频文件和其他多媒体电子文件等。
三、电子文件的整理归档
电子文件在归档前应进行鉴定，鉴定工作包括对电子文件的真实性、完整性、有效性鉴定和密级、归档范围、保管期限和查阅利用开放权限鉴定。电子文件的归档范围、保管期限划分参照本单位《文件材料归档范围和档案保管期限表》的有关规定执行。各单位在电子文件归档时必须对电子文件逐卷（件）进行开放鉴定，提出开放或不开放的意见，并对电子文件逐卷（件）按相对应纸质文件密级进行标识，没有密级的按内部、公开两个等次标识。
档案目录的计算机著录和电子文件挂接可通过单机版或在线式档案管理软件进行，电子文件的著录应当参照《档案著录规则》（DA/T18）进行著录。电子文件可以实时归档，也可以按照纸质文件的规定完成归档。归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应当在内容、相关说明及描述上保持一致。
四、电子档案的检测和移交
电子档案移交前，应当对电子档案的基本技术条件进行检测。存储电子档案的载体或装具上应当贴有标签。特殊格式的电子档案，应当在存储载体中同时存有相应的查看软件。对保管期限较长的电子档案，要将机读目录与相应的电子档案全文存储到同一载体中，载体内电子档案全文的文件名应与机读目录名称一致。
为保证电子文档的安全，应将已归档电子文档集中拷贝至耐久性好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。具有永久和长期保存价值的文本或图形、图像形式的电子文档，必须制成纸质文件或缩微品等，同步移交保存。
电子档案的移交，应当按规定时间向市档案馆移交，移交前必须按规定进行检验，检验合格后方可移交。文书档案和专门档案一般自形成之日起满5年移交，最迟不超过20年；现行文件于形成的次年9月底前移交；照片档案和音像档案等一般自形成之日起满3年移交。
五、电子文件和电子档案的保管
电子文件和电子档案的保管除应当符合纸质档案的要求外，还应当符合下列条件：
1、归档载体应做防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。
2、单片载体应当装盒，竖立存放，避免挤压。
3、存放时应当远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
4、环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35%～45%。
六、电子文件和电子档案的利用
1、电子档案的封存载体不外借。未经审批同意，任何单位或者个人不允许擅自复制电子档案。
2、利用电子文档应当使用拷贝件。
3、利用具有保密要求的电子文档时，要严格遵循国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。
4、利用电子文档不得超出权限规定范围。
七、不断加大投入保障力度
各单位在进行电子政务建设中，要统筹考虑本单位的电子文档系统建设，积极采用电子印章和电子签名技术；对馆（室）藏档案要尽快开展数字化工作，加大相关项目和资金的保障力度；要加强电子文件和电子档案管理相关知识的学习，培养专业技术人员，切实提高电子文件和电子档案管理水平。
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