把公证服务真正做到老百姓的心坎上 来自铜陵市衡平公证处创优争先的报道
[摘要]来自铜陵市衡平公证处创优争先的报道
□刘红玲巫静明余
一提起公证，人们首先想到的就是各类彩票开奖和摇奖结果的公证。其实，不光是彩票需要公证，普通人的房产交易、资金借贷，还是夫妻间的财产约定、老人的遗产分配，或是年轻人的出国留学务工旅游，乃至侵权证据的保全、文书资料的保管，都可能用得到公证。随着经济社会的发展，“公证”在人民的生产生活中担当起越来越重要的角色。为了不断拓展服务领域，创新服务方式，提高服务技能，近年来，铜陵市衡平公证处以服务党委、政府中心工作为核心，以服务民生工程为依托，让“公证为民”的核心理念在细致入微的服务中形成一道道靓丽的“风景”。
铜陵市衡平公证处原为铜陵市公证处，成立于1980年8月，2006年8月更名，2007年2月改为事业体制。现有公证人员21名，其中执业公证员6名。3名公证员具有办理涉外、涉港澳台公证业务资格，3人具有英语翻译水平。该处自成立以来一直秉承“衡情度理循法，平心正言笃行”这一核心文化理念，充分发挥公证“证明、沟通、服务、监督”职能作用，为化解群众矛盾、维护法律尊严、促进社会和谐作出了积极的贡献。由于工作成绩突出，日前，衡平公证处被授予“全国公共法律服务先进集体”，这也是该处继摘得“全国优秀公证处”头衔之后的又一项“国字”号荣誉。
公证为民 便民利民把服务作为公证的天职
2018年4月25日，受铜陵市铜官区人民法院委托，一起遗产继承纠纷案在铜陵市衡平公证处调解工作室里进行调解。公证处指派的调解员通过人民法院在线调解平台，与该起案件中的多名外地当事人以远程视频对话的方式展开在线调解工作。
当晚8时许，衡平公证处调解室里，调解员与远在广东深圳的被告方李某通过在线视频的方式展开调解工作。这是调解员同一天第四次使用在线调解平台对该起法定继承纠纷案进行调解。最终，经过线上线下调解工作，案件的一名原告和五名被告（一人在铜陵本地，另外四名均在外地）终于达成一致意见，遗产由原告继承，原告给予被告方一定数额经济补偿。调解员现场制作了调解协议，并经各方当事人确认。该调解协议经铜官区人民法院司法确认后正式生效，原告方持调解协议即可顺利办理遗产继承手续。
据悉，作为全省6家与基层法院合作司法辅助事务试点的公证处之一，铜陵市衡平公证处不仅积极开展线下调解、证据保全等司法辅助事务，还成为全省首家参与人民法院在线调解平台建设工作的公证处。该公证处与铜官区人民法院的对接合作，进一步畅通和规范了公证机构参与预防和化解矛盾纠纷的渠道，实现人民法院和公证机构功能优势互补，从而更加有效地为当事人提供便捷法律服务，及时维护人民群众的合法权益。
远程视频调解只是衡平公证处打造便民利民公证服务的一个缩影。
近年来，衡平公证处围绕当事人办证“最多跑一次”的标尺，利刃内向、自我革新，优化服务平台、延伸服务网络，将公证便民惠民落到实处、做到细处——
按照司法部、省司法厅等安排部署，衡平公证处公布了“最多跑一次”公证事项清单。对办理住所地、死亡、学历、学位、婚姻状况等法律关系简单、事实清楚、无争议的公证事项实行“最多跑一次”，切实做到流程更简、监管更严、服务更优。目前，衡平公证处实施“最多跑一次”公证事项达到107项。
另外，为了将服务“下沉”到群众身边，衡平公证处依托人民法院、不动产交易中心、公共资源交易中心，设立了多个便民服务点；依托乡镇（街道）司法所，设立公证联络站，在村（社区）和市场设立公证工作联络点，不断推进公证工作向基层延伸，努力实现公证工作全覆盖。同时，打破节假日和正常作息时间的条条框框，对于不便在上班时间办理公证的当事人，可在节假日期间办理，为路途较远的当事人、行动不便的困难群众提供上门服务。为更好地服务当事人，让服务更有温度，开通涉外公证书代办认证服务，开通房产证代办业务，同时对于不能现场取证的当事人，负责邮寄公证书，确保满足当事人的不同需求。
更令人惊喜的是，为了进一步提升服务质量，衡平公证处还正在构建和部署“一次都不用跑”的微公证服务,部署完成后，可支持部分简单公证事项在线办理，覆盖大部分涉外相关公证的办理。通过微公证申办的订单出证后，不需要本人至公证处领取公证书，公证处将邮寄公证书至当事人填写的收件地址。这真正解决了身处外地的当事人返回户籍所在地办理公证的痛点，实现了“公证代跑腿、群众不跑腿”。
这一系列举措，真正诠释了“一次办好、为民服务”的公证理念，更是让“代跑腿”成为了现实，“不跑腿”在不远的将来也能成为现实。
强化管理 争创一流把质量作为公证的生命
“公证员是诚信的大使，公证文件就是诚信的法律文书。”这是铜陵市衡平公证处提出的口号和座右铭。
一天，孙某、韩某两名当事人找到公证处，要求办理房产法定继承权公证。公证员经对申请人所提供的证明材料进行初步审查，发现其证明材料中有关继承人的人数方面，证据不足。
经进一步查证核实，申请人孙某的父母去世多年，遗有一套单元房，但未留下遗嘱。孙某有一个哥哥和一个弟弟，父母去世后他们并未对该遗产进行处理。孙某的哥哥几年前病故，留下韩某等三个子女；孙某的弟弟几年前也病故，留下两个女儿。显然，孙某、韩某申请继承进行遗产公证遗漏了其他合法继承人。
据此，公证员要求孙某、韩某通知其他继承人共同前来办理公证。但孙某、韩某称，其他继承人均已同意放弃继承权，可提供其他继承人放弃继承权的声明。公证员详细介绍了《公证程序规则》中的有关规定，随后，公证员通过孙某、韩某通知了其他继承人。
几天后，其他几名继承人与孙某、韩某一同来到公证处。经公证员当面询问，其他继承人称他们并未表示放弃继承权，均要求参加继承该遗产。公证员拒绝了孙某、韩某提出的公证申请。并告知，继承人因继承遗产发生纠纷，可诉之于法院。“公证工作涉及千家万户，关系社会和谐稳定，我们提出做人要做公正人，办事要办公正事，就是要把好公证的每一个关口，让每一起公证成为‘铁案’，绝不能存在隐患。”铜陵市衡平公证处主任唐金铃的话掷地有声。
公证质量是立信之本，成业之基，也是整个公证工作的核心。为了确保公证质量，加强对公证工作领导，铜陵市政府发文成立由分管副市长担任组长、全市31家单位领导为成员的全市公证工作领导小组，出台了《关于依法加强全市公证工作的通知》，该文规定了11种应当公证事项，9种倡导性公证事项。同时，结合行业特点和实际，制定了《公证机构发展目标任务》和《公证收入分配及综合目标管理考评标准》，对公证机构和公证员实行发展目标和综合绩效考核制，不仅对公证业务创收和拓展进行考核，还对政治业务素质、内部管理、公证质量、社会公益活动、精神文明建设等进行测评，按综合考评成绩进行收入分配，不实行单纯的业务创收提成制。从体制机制设计上入手，将公证质量监控关口前移，在加强事后监管的同时，将监管工作延伸到事中、事前环节，强化公证质量过程控制和前置预防，努力消除公证质量隐患和风险。充分利用安徽省公证综合信息系统对办证过程实行全过程监管，将受理、审查、审批、出证、收费、存档等办证全过程纳入监管范围，最大限度地发挥信息化手段在质量监管方面的作用。另外，通过电话回访、收集《铜陵市衡平公证处服务质量调查反馈表》等方式对公证员的清正廉洁、秉公执法、服务质量及态度等行风建设进行动态监督。落实公证机构不定期质量自查制度，每年除省司法厅和省公证协会开展的全省公证质量检查外，该处还主动与兄弟地市公证机构对公证质量进行互查、抽查、回查整改，实现公证质量检查工作常态化和长效化。
多措并举 精准施策把防疫作为公证的战场
庚子鼠年，一场突如其来的疫情打破了以往春节的热闹与喜庆。新冠病毒横行无忌，严重威胁人民群众生命健康安全。面对疫情，铜陵市衡平公证处积极行动，主动作为，充分发挥公证法律服务在疫情防控阻击战中的法治保障作用，真正实现“防控”和“服务”两不误，用实际行动诠释着“一心为民，服务群众”的初心与使命。
衡平公证处党支部现有7名党员，1名预备党员，1名入党积极分子。疫情当前，为充分发挥党员的先锋模范作用，该处所有党员按照市直属机关工委要求，第一时间到各自居住所在地社区报到，积极投身基层疫情防控工作。党员志愿者们主动学习防控文件，在疫情防控最关键时期保质保量完成劝返、为出入人员进行登记、测体温、发布宣传防控信息等规定动作。支部党员还利用自身专业优势，积极开展普法宣传，为民众释法普法，引导民众合理合法表达诉求，收集、整理疫情防控政策措施、疫情防控法律知识，力所能及地为居民提供疫情防控公益公证法律服务。除此之外，全体党员均参与了支持湖北疫情防控捐款活动，贡献党员公证人的一份绵薄之力。
复工复产后，该处所有在岗工作人员一律佩戴口罩，坚持每日健康打卡，确保人人健康上岗，降低传染风险。同时积极添置护目镜、红外线测温仪、84消毒液原液等防疫设施设备，为有需要的当事人免费提供口罩、一次性手套等。每日安排专人对公共办公区域进行全面消毒，并做好相应的清洁消毒记录。设立测温门岗，落实人员信息登记制度，对人员进出实行严格监督和管控。为最大限度减少人员接触，衡平公证处进一步简化流程，在合理范围内特事特办，繁事简办。充分利用线上咨询预约与线下办理相结合的方式，快速受理，当场出证。对“最多跑一次”的公证事项，事前公证员充分沟通，事中线上办理，事后邮寄送达公证书，达到了既有效防控、又简易便民的服务效果。3月初，公证人员在接到即将报名参加招飞的考生申请后，当天上午就为其及其父母开具了无犯罪记录证明公证，解决了考生的燃眉之急。2月21日，该处公证员在铜陵市公共资源交易中心全程参与监督了铜陵市首个“不见面开标”项目开标会。开标当天，各投标人按照招标公告规定的时间进入直播间参与开标、远程解密投标文件。开标结束后，在公证人员的监督下中标候选人名单顺利产生，公证员现场宣读公证词，对整个招标投标活动的真实性、合法性予以证明。在特殊时期保障了政府采购行为的规范化进行，不仅促进了市场经济健康发展，同时也扩大了公证影响力、提升了公证公信力。
为确保企业复工后的对外经济活动能够获得最大的时效性，衡平公证处专门为涉外业务开辟了绿色通道。包含涉外劳务输出、签订合同、参与投标、工程建设等方面，还提供涉外公证认证代办服务。疫情防控期间，受理了一件由某某集团总公司为下属子公司的国外分公司做履约工程合同款承诺函的公证。该公证是用于国外投资项目建设所需，合同款总计金额巨大。由于项目紧急，公证人员在公证事项真实合法的前提下，向该集团公司收集了相关办证材料并在第一时间为其出具了公证书，并给予了费用优惠，用实际行动践行疫情防控期间衡平公证人的责任与担当。
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