安徽省在全国率先出台孤儿档案管理办法一人建一档 保管或永久
■ 本报记者许梦源实习生苏雅卓
近日，安徽省在全国率先出台《安徽省孤儿档案管理办法》，要求省内所有儿童福利和管理机构，今后必须做好孤儿档案材料的收集、整理、归档、保管和利用工作。
《办法》对档案的类型、归档方法做出明确要求：今后各地须按纸质载体和特殊载体进行档案分类管理，做到“一人一档”，同时按照“社会散居孤儿”和“福利机构集中供养孤儿”进行再分类。
纸质档案内容有要求
《办法》要求，纸质载体中，社会散居孤儿档案内应当包括：散居孤儿身份证、户口本、父母死亡（失踪）证明、残疾人在、社保卡；监护人身份证、户口本、收入证明、孤儿基本生活申报表、孤儿监护协议书、散居孤儿基本生活费使用监管协议书和体格健康检查报告。
集中供养孤儿的纸质档案材料应当包括：基本材料（公安部门出具的报案证明、捡拾人捡拾证明、接受弃婴入院登记表、入院照片、DNA比对证明、儿童福利机构接受弃婴入院公告及其他具有保存价值的文件材料）、健康及医疗记录、康复治疗记录、受教育记录、身份记录、离院记录及其他有保存价值的材料。
此外，对于已被收养的孤儿，福利机构也应当保留其入院（寻亲）公告、被送养孤儿体格检查表、成长情况报告、成长状况表、同意收养意愿复印件、收养评估报告等。
特殊载体档案须规范
特殊载体包括实物收集范围、声像收集范围和电子资料收集范围。实物收集包括孤儿入院时随时携带的遗弃字条及随身贵重物品或其他物品等、单位或个人捐赠的具有保存价值的纪念品等；声像收集包括院内孤儿每年的合影、孤儿成长的相关照片和音视频等、难以保存的孤儿入院时随时携带物照片等；电子资料收集包括孤儿网络管理系统形成的电子档案、上级和其他部门以电子文档下发的文件材料、其他方式形成的电子档案等。
除以上孤儿自身档案材料外，孤儿的管理性档案材料同样将被规范。其中，散居孤儿的管理档案应该包括：入户走访调查表、日常生活状况、在校情况、健康情况和走访评估报告等；集中供养的孤儿管理档案应当包括：健康医疗记录、康复治疗记录、受教育记录、寄养记录、收养记录等。
重要档案须永久保管
《办法》明确，今后散居孤儿的档案要在审批部门审批后的15个工作日内完成，机构集中供养孤儿要在孤儿入机构后30个工作日内完成，所有孤儿后续每年形成的文件材料要在次年1月前归档并完善目录。
在管理上，文字类档案每份文件都需要盖档号章，散居孤儿按年龄大小或居住区域排序，集中供养孤儿按入院到离院进行排序。孤儿的档案要严格保密，未经批准不得擅自调阅、复印或复制。
县级以上政府应会同同级档案管理部门对保管期满的孤儿档案进行价值鉴定，有保存价值的可延长保管期限，无保存价值的可予以销毁，销毁必须经过主管领导批准并派两个以上人员监销。其中，收养、送养、死亡孤儿、在院安置孤儿、孤儿在集中供养期间死亡的，纸质载体档案保管期为永久，其他有保管价值的期限为30年；特殊载体档案与相对应纸质档案保管期限一致，其他有保管价值的照片、音像、电子档案的保管期限为30年。
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