浅议实现基层医院档案管理现代化
丁爱华
档案信息现代化管理的一个重要标志就是运用计算机、扫描仪、光盘机、通讯网络高新技术，建立起一个能对图、文、声、像各种形态的一、二次档案文献信息进行存储处理、检索、输出、复制，融档案保护与档案信息处理于一体的信息网络系统。在档案管理工作中，档案工作者应根据现行档案管理的情况创造条件，实现档案信息管理的现代化。
一、医院档案管理现代化是信息社会的必然趋势
在医院现代化管理水平日益提高的今天，对档案管理工作也提出了更高的要求。面对不断增多的档案数量和种类，档案的开发利用仅靠传统的管理方法和落后的技术手段，想迅速准确地查找出利用者所需的档案材料存在一定困难。因此，只有逐步改变原来落后单一的手工操作方式，代之以现代科学的管理方法和先进的科学技术，利用计算机和计算机网络进行档案的整理、立卷、编号、制作检索工具、存储、查找调阅，才能迅速、准确、全面、系统地管理和提供档案材料，充分发挥档案的作用。
二、建立以计算机技术应用为中心的医院档案信息网络
1.标准化、规范化是档案管理现代化的基础。
档案管理是以现代化作为发展方向的，而现代化则以标准化为前提的，建立档案信息网络是以计算机技术应用为中心的，而计算机的高效率必须建立在各项业务工作标准化的基础上。假若没有统一的标准为共同的依据，各馆(室)各行其是，必然会出现互不统一、互不协调、互不配套的混乱状况，档案管理工作也无从谈起，只有实施统一标准，才能达到最佳质量要求，减少重复劳动，以求得最佳效益。因此，档案管理工作的标准化，是实现档案现代化及科学化的必要条件。
工作中形成的文书、会计资料，现在仍实行按年度来分保管期限立卷归档，有些门类的分类办法仍执行20世纪70年代末或80年代初制定的标准，有些已经不能适应现行档案工作的标准化要求。这就要在实现现代管理之前，必须制定出符合档案管理标准的工作特点，便于利用现代化设备进行操作的标准来。应以简便的立卷方法取而代之，以便由计算机来完成工作。文书档案的管理，使档案在文件信息积累的起始阶段就转化为档案并及时投入开发利用。从文件一开始就利用计算机将它们有机的联系起来，按照统一的规范化标准，依据系统工程的处理方法分成若干子系统进行处理，逐次利用各子系统的劳动成果，达到档案信息在网上共享，实行“文档一体化”，就能有效地提高档案利用时效，现代化的技术，使立卷改革由可能变为可行。运用计算机检索一份文件，只要给予确定性检索条件，就能在几秒钟内查到所需文件，查阅不用原件，利用不进库房已成为可能。
2.档案管理向多元化电子档案发展。
办公自动化的进一步发展和深化，特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业。过去用纸墨、照相等形成和传递的资料，都可以用电子计算机进行，由此而产生了电子文献资料等，这些都是属于电子文件。档案工作应由单一的文件管理收集向多元化的电子档案收集发展，现阶段电子文件与纸质文件并存，利用计算机加工后，建立起档案现代化信息管理，使档案部门由管理型向服务型和开发型转化，尽快使档案管理工作实现现代化。
(作者单位：五莲县人民医院)
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