转型升级创新发展数字化档案托管业务
全媒体记者 张源 报道
本报讯 今年以来,日照保安发展集团为贯彻落实全市“9+3”重点工作攻坚行动工作部署,深化企业改革,全面提升主营业务市场竞争力,在传统安保服务业务发展的基础上,结合新兴市场需求,不断延伸服务链条,创造性地提出了发展数字化档案托管业务。
创新产业助推传统产业提质增效。随着大数据时代的来临,纸质、声像、实物等各种介质档案的应用需求不断提升,为使档案管理实现全面数字化、智能化,日照保安发展集团引进了业内最先进的致得E8档案管理系统,结合档案托管业务需求,设计搭建了档案数字化管理服务平台,着力于优化管理各种传统档案、图片、电子档案资料,以及多媒体音频、视频等各种信息载体的存储介质。为确保档案管理使用的安全系数,实现所有信息自动备份,平台重点优化了数据目录管理、档案数据采集整理、档案数据管理、档案数据检索、流程管理、档案数据统计、协同更新、数据安全等功能,有效地解决传统档案管理存在的弊端,确保更加高效、准确的管理好档案。
业务开展之初,日照保安发展集团通过省保密局检查验收获得了档案数字化管理的涉密资质,安排档案管理人员进行系统性培训,学习档案托管业务工作流程,确保人员熟练掌握档案管理的先进知识,依托档案信息管理平台,有效管理存储的全部档案,为客户提供全方位的服务。同时,在日照经济技术开发区建设了“日照集英创新产业园”,下一步将档案管理业务整体迁入园区运营。新建档案寄存库房设计严格按照《档案馆建筑设计规范》及相关标准进行施工建造,总建筑面积6万余平方米,可为政府部门、大型企事业单位、金融、医疗、教育等有档案管理需求的机构组织提供整理、加工、存储、调阅、查询、重要档案武装押运上门取(送)件直至档案销毁等一站式综合服务。
加快推进创新业务成果发展壮大。档案托管服务业务作为一项新兴业务,在日照市领域尚属空白。日照保安发展集团档案托管业务运营后可涵盖市区、莒县、五莲、岚山以及周边地市,主要针对银行、保险公司、金融行业、医疗单位、建筑类企业、党政、司法、企事业等行业,过去这些档案一直由单位自己管理,种类繁多、存放时间长、牵扯精力大,此项业务推向市场化运作,有助于自身优化再造工作流程,提升服务效能。
目前,依托传统武装守押服务的基础,此项业务已在金融业及保险业开展,下一步逐步拓展至医疗单位、建筑类企业、党政、司法、企事业单位等。档案信息管理业务在客户上与传统现钞业务高度融合,集团在丰富服务类型的同时,增加客户黏性。主要针对各类凭证、票据、契约、胶片、档案等纸质载体和影像、数据、声音记录等非纸质载体进行管理。为不同载体的文件提供整理、存储、调阅、查询、销毁等一系列档案信息管理服务。
档案托管业务的开展,不但能够推动传统武装押运业务向新的领域发展,同时能够更好地为金融客户提供全方位服务,多项业务共同开展,实现双赢局面。所面向的党政、事业单位客户,在国家提倡的政府向市场购买服务项目上,党政、事业单位档案托管业务,能够与时代发展相结合,收到良好的社会效益和经济效益。
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