专业档案管理存在的问题及对策 中国国际贸易促进委员会崂山区支会 李卫华
在机关事业单位日常工作中,逐渐形成大量的文书档案,是真实记录机关事业单位工作的重要凭证。随着时代发展,原有的文书档案已远远不能满足时代的需要。档案门类框架也由过去单纯以文书档案为主体,拓展到目前涉及公众利益的专业档案和文书档案共同为主体。专业档案作为各单位、部门主要职能活动中形成的珍贵资料,是经济社会发展的真实记录和重要凭证,管好、用好这些档案,对加强档案资源建设、推动经济社会全面发展,具有十分重要的意义。
一、专业档案的特点 一是内容的单一性。专业档案所反映的内容只是单位某一个方面的活动内容,不能像文书档案一样反映单位全部活动过程。二是载体的多样性。专业档案既有纸质档案,又有录音录像等其他载体。三是形式的特殊性。专业档案的外观没有固定的格式,有的是册表,如会计档案,有的是图像,还有的是图文并茂等形式不一。
二、现状及存在的问题
(一)管理制度体系不健全。专业档案管理的过程中,缺乏完善的制度体系。主要体现在从收集、整理、移交等缺乏分工,责任不明确,岗位落实不到位,缺乏系统化的流程管理,造成归档不及时,保存不完善、遗失等现象严重,阻碍了档案管理的规范化发展。
(二)资料利用率不高。专业档案因保密要求,部分档案不能列入到政务信息公开范畴之内。这些档案资料仅供内部工作需要使用,对于档案资料的利用来讲,受到许多的限制,同时使用时的审批流程严格、繁琐,导致使用率下降。
(三)信息化建设水平低。信息时代,档案资料的数字化管理是发展的必然趋势,然而对于现阶段的专业数字化著录整理还存在严重不足,信息化建设缺乏统一标准、规范,阻碍了专业档案管理的进一步提升与发展。
(四)管理队伍有待加强。虽然大多数机关事业单位已经意识到专业档案管理的重要性,对其管理工作投入的精力非常有限,同时又没有相关资金进行服务外包。大多数专业档案管理人员都是兼职人员,对日常资料的保存和搜集意识不高,管理的方法采用传统的管理模式,落后于时代发展的步伐。
三、解决的措施
(一)完善专业档案管理制度。完善机关事业单位专业档案的制度建设,是提高管理工作的基础。首先,要根据各单位的特点,完善收集、归类、整理、归档、保存以及调阅、利用等相关工作,制定相应的管理制度,尤其是文书档案的流程处理、应归档的范围介定,可管的年限、分类别项以及资料安全等,对管理规定进行细化。其次,有序开展专业档案管理工作,必须在管理质量、控制措施方面严加管控,运用目标化管理方式提高其管理水平。
(二)提高专业档案管理业务水平。把档案进行收集之后,再整理、归档,这是机关事业单位档案管理的基础工作,也是工作之重,把这些工作进行细化,方便档案的查询及利用。首先,要先明确内部档案资料需要归档的范围和需要保管的时间,在归档时确保档案资料的完整性,在整理档案的过程中,要把专业档案与电子档案同步进行保存。其次,要做到归档的规范性、科学性,对其进行科学的分类编目,规范题名、文号等,最后要确保档案资料的安全性和保密性。
(三)加强专业档案利用率。档案管理主要是为了方便使用,进一步扩大档案信息的公开范围,把非机要保密档案,进行最大限度的公开化,鼓励社会大众借阅、使用相关资源。其次,注重档案资料的编辑、研究工作,把专业档案中的信息资源进行深度挖掘,把资料内容与大众需求相结合,对此进行专题编研,为社会大众、机关工作、业务需求等提供全面的参考。
(四)加强专业档案管理队伍建设。对于机关事业单位档案管理工作人员来说,加强队伍建设首先要加大人力资源的投人,人力资源配备充足是管理之基础。加强对档案管理人员的培训及学习,对业务能力、管理能力以及服务能力等各个方面展开全方面的培训工作,通过对基础理论、业务能力、职业素养等方面的提升,完善档案管理人员的知识结构,增强服务意识,培养全能型的管理人员,是机关事业单位档案管理队伍建设完善的有效途径。
(五)注重专业档案信息化建设。在信息化时代,加强机关事业单位档案的信息化建设,是提高管理质量效率、凸显档案资料价值有效途径。把机关事业单位的电子政务、办公自动化系统和档案管理的信息化建设相结合,是确保数字档案规范化、标准化的基础。运用信息化手段,实现自动收集、编目、保存、查阅等主要功能。同时为了确保其安全性,可以采用双套备份、异地备份等多种手段,确保资源不流失和提高其安全性。
总之,专业档案是重要的信息资源,也是珍贵的文化宝库,在政府管理工作中所起的作用越来越明显、越来越重要。尤其在城区建设、重点项目等方面,专业档案工作创造的经济效益和社会效益是无法估量的。因此加强专业档案管理是一项长期的任务,只有认真研究各种专业档案的形成规律,制定和完善各种专业档案的管理办法,才能真正管好专业档案。
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