岛城刮起“钉字户”共享风 增效提质、降低成本、接轨大数据,岛城企业装配钉钉迈入移动办公新时代
市北区电政办主任李佐民在活动现场介绍钉钉使用情况。
青大附院党办、院办主任王琛在活动现场介绍使用情况。
文/图半岛记者刘恺琦报道
本报10月29日讯日前在阿里巴巴钉钉举办的“城市之光”青岛站活动中,青岛各行业企业和组织代表,在各自的办公场所,向走访的多家媒体和企业高管实景介绍了管理理念和办公方式的创新和探索,并通过“钉字户”这一特别的形式,展现出青岛在移动办公方面的领先水平。
云和移动时代,我国企业和组织的管理理念、办公方式正在发生着巨大变革。到实地中去亲身感受企业和组织的改变,亲耳听听当事者的讲述,是阿里钉钉“城市之光”系列的目的所在。据了解,此次“城市之光”青岛站活动,走访对象涵盖青岛市餐饮、政务、制造、零售、互联网、医疗、教育、建筑等各行业知名企业和组织,众多媒体和企业高管通过真实工作场景,体验不同行业如何根据自身特点,实现移动互联时代的新工作方式。
半岛记者跟随活动探访了粥全粥到、青岛大学附属医院、青岛市市北区政府、青岛联通等青岛市各行业代表,发现它们能成为“钉字户”,都有一套自己的独门秘籍。粥全粥到通过钉钉大大减少信息传递、纸张费用、培训、人力等成本,每年节省费用近百万元；青岛联通基于钉钉自开发多种审批流,满足了特殊事项的审批沟通,大大提升了效率；青岛市市北区政府将钉钉与内网公务员考核系统同步,实现了对干部绩效的动态评价,用数据选出好干部；青岛大学附属医院实现患者宣教以及三方会诊等多种医院特色业务模块,医生用钉钉即可快速完成多种诊疗事项……
钉钉通过帮助企业和组织降低成本、提高效率、接轨云和大数据,不仅丰富了青岛的新业态,同时也为传统企业提供了转型升级的有力抓手。阿里钉钉CEO陈航表示,钉钉是一个新工作方式,也是一个新管理方式和新思考方式。通过钉钉这个新工作方式,每一个员工的创造创新力得到解放,企业和组织的动力和活力充分激发出来。
青岛一直是山东经济的排头兵,是实现山东新旧动能转换工程的重要力量,青岛各行业企业组织也是新的管理理念和办公方式践行者。反映到钉钉的数据上来,青岛市使用钉钉的企业和组织数,以及在行业特色使用方面,都在山东居于前列。据活动主办方介绍,此次“城市之光”青岛站活动,就是要促进各行业先进工作方式的共享。最新数据显示,截至今年3月31日,钉钉上已经有超过700万家企业和组织。对于不同行业来说,移动办公的需求有很大区别,钉钉目前已经推出针对新零售、医疗、教育、政务、地产、餐饮等行业的全套解决方案。
使用案例
■感言钉钉把工作和生活分开
工作日程共享,用数据提升协同效率
高效的内部协同,是高质量政府服务的前提。市北区除了使用钉钉的原生应用外,还基于钉钉自行开发了考勤管理、日程管理、工作纪实等系统。数据留在本地,以便实现不同应用间的实时联动。
其中,日程管理解决了同事之间、上下级之间、不同部门之间工作日程安排信息不对称的问题。“我要参加的会议很多,很多是临时召开的。同事们需要知道我何时回来,何时有空,才能合理安排工作。有时同事约了企业来见我谈方案,我却不在,就很被动。”青岛市市北区电政办主任李佐民表示,现在通过钉钉实现的日程共享和派发,使得同事之间对于彼此的日程安排一目了然,大大降低了沟通成本,提高了办事效率。
基于钉钉开发的纪实管理系统与运行在电子政务专网、电脑端的青岛市公务员平时考核系统实现了完全同步,可将考勤数据、工作汇报等同步到考核系统中。原本必须到单位,打开电脑打卡、录入,现在只要在手机端打开钉钉录入即可,十分便捷。
患者就诊少跑腿,钉钉群里对话医生
作为医疗行业的“钉字户”代表,今年9月,青岛大学附属医院引入钉钉作为全院统一平台,医院研究并推进了用钉钉促进患者最多跑一次管理,通过钉钉改善患者就医体验,让数据多跑路,患者少迈步。
医院根据业务特点,实现患者宣教以及三方会诊等多种医院特色业务模块,医生不需要专业设备,用钉钉即可快速完成多种诊疗事项。“在健康宣教方面,以前的宣教方式是把病人集中到一个房间进行宣教,这经常受到场地和患者时间的限制。现在,通过钉钉的群直播功能,把患者拉进一个群中,然后进行直播宣教,每个患者在病床上甚至在家中,就可以实时看到患者交流的内容,同时还可以提问题,相互交流。”青大附院党办、院办主任王琛补充,医院还不用依赖原来固定地点的专业远程会诊设备,通过钉钉,专家可以随时随地实现多方会诊,提供简单或初步的诊疗方案,让患者及时得到指导。”除此以外,入院患者的入院通知,住院检查的时间预约、安排与提醒,住院常见问题的智能客服,住院期间订餐、转运以及出院后医院回访等,都可以在钉钉平台上实现。
链接
提效率降成本,每年节约成本近百万
2018年8月,半岛传媒与阿里钉钉达成全面战略合作,全力推广钉钉在各行业应用和I软件定制开发服务。
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粥全粥到是一家扎根青岛16年的老牌餐饮企业,用钉钉把餐馆开在云端,不仅用数据驱动了顾客的满意度,还大大减少了信息传递、纸张费用、培训、人力等成本,每年节省各项成本九十多万元。
餐饮业涉及的原材料索证、索票种类繁多,涉及到的发票就有几百种,无论是满足企业内部需要还是合规政府部门的具体要求,各种证照票据的提供都是一个大问题。
“原先是纸质版的,物流管理中心要复印20多张,通过快递捎带到门店,门店接到了再做到文件夹里面,再装订、排序,效率低下,随着公司规模越来越大,严重影响业务发展。”粥全粥到人力资源部总监马新红表示,现在通过钉钉的钉盘文件,直接就实现了证照票据的无纸化传递。相关的索证、索票通过扫描传到钉钉不同的共享文件种类中。25家门店所有的管理人员可以通过钉盘直接打开找到相关的菜品、原料的三证,相关的部门检查,就可以迅速检索找到相关资料提交,大大提高了效率。
据了解,仅就纸张费用一项,粥全粥到每年就节省将近20万元。
戚小舟是青岛联通创新业务运营中心的项目支撑经理,提到钉钉对工作带来的改变时,她感慨万千。“以前通过微信联系客户,从头像、随便起的网名就显得很不专业,朋友圈中更是又发生活状态,又发工作信息,很混乱。在安全性上,非专业的沟通存在很多隐患。接触钉钉后,发现终于有新的东西能突破传统的微信,钉钉把工作和生活正式分开。”戚小舟说。
为了更好地服务客户,联通创新业务运营中心在钉钉上建立了中台系统,第一时间了解客户需求,对项目进行跟踪和调查,通过甩单制派单给每个中台员工,方便项目经理进行项目二次跟踪,业务流程很清晰。戚小舟认为专业度体现在跟客户的沟通方式、对客户的需求响应、跨部门协同作战等众多层面、众多细节,而钉钉成为专业度的重要承载体,也见证了自己的专业化成长。
■解读
“钉字户”是怎样炼成的
阿里钉钉日前在青岛寻找最牛“钉字户”,青岛市市北区政府、青岛联通、青岛大学附属医院、粥全粥到等企业和组织榜上有名。如何成为“钉字户”?要想成为“钉字户”需要企业组织在“五个在线”和“管理理念”两个维度上达到一定标准。
“五个在线”是企业组织通过钉钉构建的一套智能化、移动化和透明化的管理体系:“组织在线”构建了权责清晰、扁平可视化的工作方式；“沟通在线”让组织成员在安全环境中实现高效沟通,将工作生活分离；“协同在线”实现在线业务协同工作,各个任务管理之间相互支持；“业务在线”则从业务流程和业务行为的数据化、智能化和移动化入手,增强企业组织的大数据决策分析能力；“生态在线”实现了以企业为中心的上下游和客户的在线连接,数据化、智能化、移动化产生的大数据将驱动生产销售效率的不断优化提升。企业组织除了要完成“五个在线”体系的搭建,还要从“管理理念”的维度上予以考查,办公专注度、管理成本控制能力、使命必达、系统的文化价值观、公平透明的工作环境,这些都是管理理念维度上的考查标准。
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青岛新闻，新鲜有料。可以走尽是天涯，难以品尽是故乡。距离青岛再远也不是问题。世界很大，期待在此相遇。