加强档案现代化建设
胡增辉
长期以来，相当一部分人对档案管理工作的理解过于狭窄，没有认识到档案管理工作的重要作用。实际上，做好档案管理工作是一个单位健康发展的需要，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。
实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。建立“以本单位为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。要求我们在实际工作中，在严格执行国务院论文范文《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好3个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工；三是在坚持贯彻“以本单位为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。
“工欲善其事，必先利其器”。随着档案信息量的剧增，人们需要采用先进的信息技术实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，尤其是使用多媒体技术，将传统的纸质载体档案材料转化为全文、全图、全声的光盘储存，并实现全屏幕自动检索。所以，信息网络及其配套设施必须跟上，以满足档案管理现代化的起码要求。
档案现代化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等一套软硬件系统。由于各机关单位日常工作每天都要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采用双服务器、磁盘阵列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络上传输达到资源共享的目的。此外，还应将电子档案管理类别细分为操作管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理等，从而从机制上提高机关信息共享能力。
高质量的档案管理工作离不开高素质的档案管理人员。要加强档案管理人员的素质培养，定期开展相关管理工作的培训，提升档案管理人的管理水平。同时，档案管理人员要增强学习意识，主动学习新的技术，不断丰富自身的知识储备，提升自身的综合素质，总结工作经验，及时改正工作中的不足，提高自身的服务水平，既要熟悉文件档案管理系统流程和基本要求，又要掌握一定的计算机基础和基本技能，努力做到二者的有机结合，熟练地运用信息技术，处理和解决信息资源管理中的问题，为档案管理信息化建设助力。
（作者单位：济宁市体育运动学校）
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