如何加强档案管理工作

周涛

在对档案管理工作的认识上，很多人存在一个误区，那就是档案管理工作是可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实，档案管理工作对学校在教育教学中起着至关重要的作用。只有科学规范的档案管理，才能适应新形势的需要。做好档案的收集和利用，不但可以为学校的教学工作做出应有贡献，还可以实现自身价值。当前学校档案管理不规范在以下几个方面：

一、档案管理工作缺乏制度化管理

档案收集不规范。在收集过程中，学校制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确，给工作带来很大困挠；有部分上交的资料也存在很多问题：工程资料不全；材料不符合要求，用复印件占的比例较多；各种签字、签章手续不完备。档案整理不规范。学校近几年人员调动频繁，没有专职的档案管理人员，造成资料整理不及时，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，不符合事毕立卷要求，不利于规范管理。

二、缺乏运用自动化对档案管理方法进行改进

目前，一般档案管理都是采用软件管理，本学校的档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理的手段相对比较落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。档案管理作为工作中的一项重要工作，为学校发挥着不可磨灭的成绩。要充分发挥其应有的作用，才能使之更好地为学校工作做好服务。针对以上的档案管理工作中出现的问题，提出以下解决对策：

(一)档案工作要有计划和目标。

有计划才有目标，档案工作要想取得长远的发展，必须增强档案工作的主动性、前瞻性，制定出既符合档案管理要求，又符合实际的工作计划。

(二)加强档案基础工作，按时完成的档案工作。

档案基础管理中，要坚持把档案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作，从规章制度到档案管理，在组织上、制度上要形成一套科学合理的管理办法，为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。档案贵在利用，重在管理，对每年的档案整理工作要严格执行，按时完成。

(三)增大档案宣传力度，增强全员档案意识。

积极在本学校的半年、年终工作会议上，由办公室提供材料，将档案工作中存在的问题、要求向全员宣讲，大力宣传档案的作用及重要性。增加《档案法》的宣传力度，要全员懂法。

档案管理的根本目的在于档案利用，档案运用的合理有效是经济社会又好又快发展的一项基础性工作。我们除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索工作，编制较适用的检索工具，及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。在管理好档案的基础上，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥档案的作用，在学校创造效益的同时，促进档案管理工作的发展，才能为学校发展，提供优质、高效的档案服务。

（作者单位：济宁一中分校） 

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