防疫时期的灵活办公应该如何安排
针对新型冠状病毒肺炎疫情，各地政府都严阵以待，紧锣密鼓地加强疫情防控。为了减少人员流动而诱发的疫情传播，国务院要求春节假期延长至2月2日。为了避免集中办公和会议等引起的聚集性疫情，政府部门鼓励企业延迟复工，采取居家办公、错时办公等灵活工作方式。各地政府都出台了相关政策，要求企业延迟复工，并在防疫时期采取灵活方式安排工作。
1月29日，安徽省人民政府办公厅发出《关于延迟企业复工和学校开学的通知》，要求企业不早于2月9日前复工。1月31日，北京市政府印发了《关于在新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控期间本市企业灵活安排工作的通知》，要求“在2020年2月9日24时前，其他企业具备条件的，应当安排职工通过电话、网络等灵活方式在家上班完成相应工作；不具备条件安排职工在家上班的企业，安排职工工作应当采取错时、弹性等灵活计算工作时间的方式，不得造成人员汇聚、集中”。
很多企业担心灵活办公难以达到预期效果，甚至可能影响员工的工作效率。但是，灵活办公已经成为全球特别是发达国家和大型跨国公司的流行做法，也是中国企业特别值得引入的工作理念。虽然这次是因为疫情防控不得已而为之，但是随着5G技术的商业普及和知识经济的到来，企业需要更加积极地拥抱灵活办公模式，并考虑如何更好地利用灵活办公。
在家办公的利弊分析
在家办公或远程办公（telecommuting）的概念早在上世纪70年代就出现了，它的流行同互联网技术的发展和普及、劳动力人口结构的变化、知识经济的崛起等因素关系密切。特别是对程序员、绘图员、编辑等知识工作者来说，在家办公更为流行。与此同时，网约车、民宿等共享经济的出现使灵活就业日益普及，越来越多的行业也在探讨灵活办公的前景。
远程办公指企业的员工将全部或一部分工作时间花在办公室以外的场所（主要是家庭），并主要通过互联网技术同其他人沟通来完成工作。远程办公是一个宽泛的概念，不完全指在家办公，而是包括许多工作实践。比如，一些人愿意在家庭附近的咖啡厅工作，就属于远程办公。当然，自由职业者不是远程办公，在家加班也不属于远程办公。
关于灵活办公的利弊优劣，有大量针锋相对的讨论。对于雇主和雇员来说，由于立场不同，灵活办公很难成为一个双赢选择。雇主担心雇员不在自己的“眼皮子底下”，很难说雇员是在照看孩子还是认真工作。对于雇员而言，灵活办公固然求之不得，但是也会担心无法和同事及主管沟通，不能展示工作成绩和获得工作晋升机会，甚至可能和社会脱节。
远程办公可以带来许多好处，这包括让员工对组织更有认同，以及员工有更高的工作满意度和幸福感。远程办公使员工可以参与决定工作时间和地点，这使工作的灵活性和自主性得到增强。主张灵活办公的人们认为，这可以节约员工的通勤时间，使员工可以灵活安排工作时间和地点，并有助于实现工作与家庭平衡。灵活办公也有助于吸引更多员工灵活就业，并使组织对员工的吸引力更强，减少员工的离职率。
但是，灵活办公也会带来许多麻烦，比如员工之间的沟通不如面对面交流更加有效，主管的监督与指导可能会更为困难，员工的归属感可能也会受到影响。因此，远程办公不是没有代价的，它的潜在成本还包括可能让工作强度更大，并使员工很难分清工作和家庭生活。界限理论认为，我们应该在工作和家庭之间划分清晰的界限，否则就可能使工作侵入生活而难以抽身。但是，远程办公却让员工模糊了家庭与工作的边界，甚至在家工作结束了也无法享受轻松愉悦的生活。
有关在家办公是否有效的问题，最著名的一项中国研究是在携程客服人员中进行的。2015年发表在《经济学季刊》上的一篇论文，作者之一是携程创始人梁建章。他们在携程完成了实地实验，旨在考察在家办公是否会更有效率。这项实验是在2010年底进行的，当时携程共有16000名雇员，多数从事话务员这样的客服工作。
为了评估在家办公对工作效率的影响，携程邀请员工报名这项实验。有249人自愿参与实验，携程将生日是偶数的员工安排进入实验组，其他报名人员仍然到公司办公，作为可资比较的控制组。携程为在家办公的员工安装接听电话和回复客户的设备，并对他们的工作效率进行监测。
为期9个月的实验研究发现，在家工作提高了员工绩效达13%，其中9%是因为工作时间延长了，4%是由于工作效率提高了。研究还发现，同事在家工作，并没有对留守办公室的员工产生负面影响。在家工作的员工有更高的工作满意度和心理态度，工作流失率也减少了超过一半。9个月的实验结束后，在家办公的员工有一半希望回办公室工作。控制组的员工中有35%希望在家办公，但有10%的不希望。
这项研究的对象是旅游行业的客服人员，很难说可以推广其他行业和岗位。但是，在家办公所带来的正面影响的确值得关注。关于灵活办公是否会带来工作效率的提升方面，目前的研究结论不一。但是，对于工作和家庭难以平衡的员工来说，灵活办公的确令他们更容易协调工作时间了。
此外，灵活办公除了对微观层面的个人、家庭和企业产生影响，还会对宏观层面的社区城市、和社会带来更广泛的影响。灵活办公减少了员工往返家庭与办公地点之间的通勤，减少出行和错峰出行都有助于缓解城市交通拥堵问题，并进而减少机动车使用及由此造成的空气污染。
远程办公使员工在几乎任何情况下都可以投入工作，这使企业运行更加平稳有序，而不会因为极端事件、传染病爆发等紧急情况而中断。此外，对于行动不便的残障人士、患有慢性病或对环境易感的人群、家庭主妇和偏远地区居民而言，远程办公不啻为利好消息，使他们可以获得更多的就业机会。
最后，远程办公也会对人们的社会关系结构产生影响，一方面使人们在工作职场上的关系性质发生改变，另一方面则会增强人们的家庭和邻里关系。
企业应该如何安排灵活办公
远程办公看似很诱人，但是实际操作却面临许多挑战。企业在安排远程办公时，需要从许多方面入手进行准备和调整，方能实现其预期效果。
首先，并非所有人员和工作都适合远程办公，企业需要制定远程办公的实施政策和推行标准，评估哪些人员和工作适合远程办公，并通过工作设计和组织支持来使更多的工作可以实现远程办公。比如，可以带回家和独立完成的灵活工作，相对来说容易安排远程办公；工作日程固定、要求相互依赖和人与人交流的工作，比较难以安排远程办公。数量和结果易于衡量的工作，也易于使用远程办公，从而可以使员工不受监督也能够工作量饱满。
对于员工个人而言，远程办公的需求和可行性也因人而异。员工期望远程办公的动机不尽相同，一些人是为了避免办公室政治和提高效率，一些人是为了平衡工作与家庭，还有人是期望减少通勤负担。相对来说女性承担较多的家庭职责，对远程办公的需求更大。性格开朗和合群的人不希望在工作时间离群索居，一些人害怕因远程办公而被孤立。缺少规划意识和自律能力的员工，参与远程办公可能会出现工作拖延问题。企业可以通过调整政策和加强培训等方式，使更多的员工符合远程办公条件。
其次，要为远程办公的员工提供技术平台和文化支持，使其能够高效投入工作之中。远程办公主要依赖互联网技术来完成工作，企业要为员工配备相关技术支持，使其能够高效完成工作。在远程办公和协同办公的软件应用方面，阿里巴巴的“钉钉”、腾讯的“企业微信”、字节跳动的“飞书”等都是典型代表，企业可以考虑选购或自我搭建远程办公平台。
除了技术支持，企业还要在组织文化和管理方面加以支持，使员工安心进行远程办公。来自主管的理解和支持，有助于员工打消对远程办公的顾虑。对于规划意识不强的员工，要通过考勤、打卡、验收等方式使其增强时间观念。企业还可以通过视频会议、虚拟现实等技术来增强员工的“在场感”，使其有归属感和存在感，避免因为远程办公而感到孤立。
值得注意的是，教育主管部门要求各级各类学校延期至2月17日之后开学，即便开学了也要在一段时期采取线上教学方式。这意味着如何安排职工的工作时间和地点，使之能够兼顾家庭子女陪伴和教育，就成为需要政府和企业关注的问题。
除了企业，一些党政部门和事业单位也可以考虑采取灵活办公方式。特别是同疫情防控的直接联系不大的公共部门，可以通过灵活办公来减少员工通勤和接触，避免由此导致的聚集性疫情发生。在防疫时期特别需要避免形式主义的危害，要认识到集中办公可能使疫情恶化，而远程办公也是为防疫做贡献。
（作者马亮为中国人民大学国家发展与战略研究院研究员、公共管理学院教授）(本文来自澎湃新闻，更多原创资讯请下载“澎湃新闻”APP)
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