淄博市档案馆: 让档案从“数字化”向“数据化”飞跃
□本报记者王敬东通讯员王宗利
4月27日,山东金城医药集团大讲堂2020年的第一课,就邀请市档案馆专家,对企业档案的收集整理进行了系统讲解。除了现场7个子公司的60余人,远在北京、上海、广州等5个子公司的100余人进行了在线培训。金城集团相关负责人表示“在企业复工复产的关键时期开展档案培训,对于保持企业供应链稳定、提高企业规范管理水平非常有帮助”。同样是线上档案培训,金晶集团则把工程项目档案培训作为重点,来自项目档案专家的讲解让企业档案人员直呼“解渴”。
今年以来,为全力满足企业需求,主动回应群众呼声,加快实现档案工作转型,淄博市档案馆聚焦中心和大局,加快推进改革创新,推动全市档案馆事业持续走在全省前列。
市档案馆进一步深化“档案服务进企业”活动,深入各区县到企业一线调研指导,组建专班跟进提供各类档案服务保障工作。馆领导躬身入局,“下沉”进驻全市企业档案微信群,亮明身份和个人手机号码,随时对接企业在业务指导、人员培训、项目档案验收等方面的需求,第一时间统筹安排到位,做到“有求必应”。现已组织档案专家举办企业培训班两期,培训企业档案管理者和档案工作人员260余人次,开展项目档案验收2次,在优化营商环境中展现了档案部门的担当作为。
数字档案馆建设跑出“加速度”。张店区的邢先生在办理退休手续时发现个人档案中缺少知青时期的档案,工龄整整少了十年。经市档案馆工作人员在数字档案馆系统中输入其姓名检索,立马查到了包括其知青履历在内的近十条各类档案信息,及时为其开具了证明。“太感谢了,有了你们出具的证明,我的工龄工资就能多算十年!档案工作太重要了!”邢先生高兴地说。近年来,市档案馆把档案信息化建设作为推动档案馆事业高质量发展的重要战略,科学规划、分步推进,2020年3月份,被国家档案局正式命名为“国家级数字档案馆”。淄博市数字档案馆现已建成1000万页全文数据库,126万条目录数据库,50.29万条民生档案数据库,成为名副其实的“政务数据中心”。正在实施的馆藏档案数据质量提升工程,将涉及民生的档案信息从老旧档案中挖掘出来,实现了档案从“数字化”向“数据化”的飞跃。从早期毫秒级的“大海捞针瞬间可得”的高效信息检索,到现在各类专题数据库的智能化精准定位,不仅大大提升了查档者的获得感和满意度,也彰显了淄博这座城市的温情与厚重。
制度创新实现“一网通查”。多年来,市档案馆和各区县档案馆的馆藏档案泾渭分明,形成了一个个数据孤岛,群众为了查档案辗转几个档案馆并不鲜见。为此,市档案馆紧盯企业群众办事的痛点难点堵点,深化制度创新流程再造,率先将馆藏3269卷民生档案数据下放共享到各区县档案馆,并牵头将各区县民生档案目录数据进行了整合,实现了市域范围内国家综合档案馆跨馆利用、异地出证,“数据多跑路,群众少跑腿”,大大方便了群众。
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