文档管理实现“无人化”
□记者 姜斌
通讯员 范青青 刘倩 报道
本报泰安讯 为着力解决文档人工管理任务重、人员少、重复多、速度慢、安全性差等问题，今年以来，泰安市岱岳区委办公室主动转变服务观念，锐意改革创新，自主研发了“中共泰安市岱岳区委智能档案管理系统”，实现了文档管理从“无纸化”到“无人化”的跨越。
打造查阅借阅“升级版”。该系统以智能化查阅为切入点，根据文档利用者需求分别配备了不同权限的智能卡片，明确责任人，简化查阅流程，实现文档“无人化”查阅。区委办文档室登记文件时及时上挂Word版本，系统根据机关代字的不同自动转换成带红头的PDF格式电子公文。文档利用者有查阅需求时，用其智能卡片到查阅室自助操作，按照题名、文号、成文时间、收文时间等条件，搜索需要的文件查看内容或自行打印，还可根据需要快捷生成相应的文件目录和索引，大大节省了人力、时间成本。系统自今年6月份启用以来，已提供查阅126次。
开启文件传阅“智能化”。该系统可为待传文件生成唯一的条形码，扫码传阅，刷卡登记，全程留痕，实现“一文一码一卡”相挂接的工作机制。系统启用后共办理普发上级来文及通知等141件，区直部门之间文件传阅登记459次。实现数据分析“可视化”。对查阅明细和传阅明细的分类统计，形成文件收发、传阅、查阅的完整数据链条，最后一键生成相关报表。构筑安全保密“防护线”。为智能档案管理系统所用电子计算机安装“三合一”保密防护系统，严格按照文件的分发范围，控制不同权限用户的可查范围。
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