岱岳区委办公室开启智能档案管理新模式 实现文档管理“无人化”

本报8月20日讯（通讯员 范青青 刘倩）今年以来，岱岳区委办公室为解决文档人工管理任务重、人员少、重复多、速度慢、安全性差等问题，主动转变服务观念，锐意改革创新，自主研发了“中共泰安市岱岳区委智能档案管理系统”，设置“系统管理”“条形码管理”“智能卡管理”“传阅管理”“查阅管理”和“统计查询”六大模块，实现了文档管理从“无纸化”到“无人化”的跨越。

打造查阅借阅“升级版”。该系统以智能化查阅为切入点，根据服务对象需求分别配备不同权限的智能卡片，明确责任人，简化查阅流程，实现“无人化”查阅。区委办文档室登记文件时及时上挂Word版本，系统根据机关代字的不同自动转换成带红头的PDF格式电子公文。各科室有查阅需求时，用其智能卡片到查阅室自助查阅，按照题名、文号、成文时间、收文时间等条件，搜索需要的文件自行打印，还可根据需要快捷生成相应的文件目录和索引，大大节省了人力成本、时间成本。

开启文件传阅“智能化”。该系统可为每份文件生成唯一的条形码，条形码由发文字号、传递序号组成，如有多份文件，传递序号递增，方便查看。扫码传阅，刷卡登记，全程留痕，实现“一文一码一卡”相挂接的工作机制。超过传阅期限的文件，系统自动标红报警，可及时督促归还文件，不仅解放了人力，而且有利于上级精神得到贯彻、本级政策得以推行。

实现数据分析“可视化”。该系统可实现对查阅明细和传阅明细的分类统计，在紧急情况下还可显示某份文件传阅过程的具体情况。通过数字化管理，提升了档案信息统计分析工作的自动化，实现快速地对档案信息展开统计，对不同类目进行分析，最后生成相关报表，形成文件收发、传阅、查阅的完整数据统计，真正解决了人少事多的现实难题，全面提升了档案分析工作的准确性和综合效率。

构筑安全保密“防护线”。为智能档案管理系统所用电子计算机安装“三合一”防护系统，严格按照文件的分发范围，控制不同权限用户的可查范围。本单位内部科室享有部分查阅权限，不能查阅干部任免等敏感文件和密级文件；外单位用户只有传阅权限，不享有查阅权限。严禁智能卡片外借，持卡人为安全保密第一责任人，专卡专用，卡片背面根据持卡人的不同权限印制文档管理细则，时时提醒，进一步提高了安全保密系数。

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