“数字档案馆”助推企业转型升级 交运集团成为全国首家企业数字档案馆试点单位
7月24日，数字档案馆建设试点单位评审验收工作在北京召开，经过专家组评审，交运集团数字档案馆项目顺利通过验收。根据专家组提出的优化意见，各项改进工作也于近日得以落实到位。在青岛市档案馆和方天科技公司的支持下，作为山东省唯一一家试点单位，交运集团打造的数字档案馆成为我国第一个严格按照《企业数字档案馆（室）建设指南》标准进行建设并通过验收的企业数字档案馆。交运集团运用数字档案馆建设管理手段，以及大数据技术与数字档案馆建设的深层次结合，助推科技引领城建设攻势，为传统企业转型升级注入新动力，用实践践行“不忘初心，牢记使命”的时代要求。
创新检索模式实现信息集成共享
交运集团拥有规范化档案室32个，档案室库房建筑面积约1000余平方米，馆藏自1950-2019年实体档案近9万卷、26万余件，涵盖管理类、实物类、照片类、音像类等18个门类，馆藏数据包括案卷级目录、文件级目录以及电子文件。在验收过程中，专家组通过听取汇报、审阅试点成果、现场提问等环节，详细了解了交运集团数字档案馆在基础设施建设等方面的情况。专家组认为，交运集团上下高度重视档案工作，主要领导亲自抓，从硬件设备、资金投入、人员配备等方面给予大力支持，为提升档案工作的精细化管理水平奠定了坚实基础。据了解，交运集团数字档案馆建设呈现出了五个亮点，一是创新检索方式，实现了“标签导航”和“热词”检索；二是创新车辆电子档案管理方式，采取“一车一档，一档N卷”的归档模式；三是创新电子档案划控分级管理共享模式，较好地解决了“信息孤岛”现象；四是创新档案业务远程在线网络化监督管理模式，实现档案管理全覆盖；五是创新业务档案全流程电子化管理，实践电子档案单套制管理。平台亮点突出，区别于传统意义的档案管理，加入了大数据时代的先进理念和技术，将数字档案馆的功能提升到了一个新高度。
优化服务流程全力打造核心业务
交运集团档案工作的核心业务是车辆档案管理。近年来，集团把公共交通服务作为传统客运转型的主要方向，织就了涵盖城区公交、城际公交、城乡公交、镇村公交和定制公交的“大公交”便民网络，对公交车辆档案的数字化管理成为试点建设的重要特色。作为公交运营单位的交运温馨巴士公司率先启用ERP综合信息管理系统，其中包含着大量的车辆信息，交运集团将档案系统与ERP系统进行无缝链接，有效确保车辆档案各类信息的及时纳入、实时更新。通过“一车一档”分类，满足ERP系统中车辆数据定时归档，实现档案的长久保存。通过对车辆信息维修大数据的分析，可以得知哪些公司有哪些线路的维修花费较少，并能自动统计出大修、小修、二次维护等数据，有效节约了人力统计成本，优化了服务流程，提升了档案资源建设与利用效益。
奠定发展基石助力交运转型升级
作为全国首家通过验收、山东省唯一一家试点单位，交运集团不仅代表着企业自身，更代表着全国的企业档案信息化建设的领先水平。2015年，交运集团通过山东省首家档案科学化管理示范单位的测评，提出了“四年四步走”的档案测评目标。2018年，交运集团和旗下温馨巴士公司、温馨校车公司、西海岸公司、修理公司、阳光新能源公司被评为“山东省档案工作科学化管理示范单位”，其余22家直属公司被评为“山东省档案工作科学化管理先进单位”。交运集团党委书记、董事长刘永康表示，数字档案馆的试点建设不仅让档案管理变得更具时代感和数据感，更为重要的是改变了传统档案的管理应用思维，今天的数字档案馆与过去相比已经完全不同，档案管理的环境、技术都在变，交运人已经深刻感受到了这种变化，并在不断的学习和改变中适应新时代的档案管理工作。记者徐美中通讯员逄煜
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