企业职工档案管理工作现状浅析与建议
安 静
企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。现实工作生活中，企业职工档案更多地是与职工社会保险缴纳、退休退职等密切相关，直接关系到职工切身利益。笔者通过对本地企业职工档案管理工作的深入了解，浅谈一下企业职工档案管理的现状，并对该项工作提出一些建议。
一、企业职工档案管理工作现状
1.档案较为分散，管理状况不一
企业职工档案绝大多数存放于区县级以上各级人社行政部门档案管理中心、少部分存放于各人力资源代理公司、部分企业档案管理室（中心）。这一状况，导致档案管理水平因各类档案管理机构的不同而产生差异，区县级以上各级人社部门档案管理中心对档案的管理相对规范，往往设有专门的较规范的档案库房，在档案收集、整理、归档、转入转出及日常管理等方面，有较为规范的制度和程序；而各人力资源代理公司和企业档案管理室（中心）情况较为复杂，往往过于注重利益而减少档案管理方面的投入，多数无专门的档案管理人员、库房及设备，与档案管理规范标准要求相去甚远。
2.档案管理人员水平总体不高
笔者大学专修档案管理学专业，工作后发现本地同专业人员少之又少，这一现象一定程度上凸显了具有系统档案专业管理知识的人员相对缺乏这一现状。在企业职工档案管理岗位的人员配备时，极少有进行上岗前的档案专业知识的培训，甚至连最基本的企业职工档案管理完整工作流程都不熟悉，这一状况，无法保证企业职工档案管理工作的顺利开展和健康运行，难以发挥档案资料的真正利用价值。
3.档案查阅、转递等档案管理制度不能严格执行
有关人员在查阅企业职工档案时，档案管理人员不能够按规定要求查阅者提供介绍信等必备证明材料，仅凭来者身份证或者简单登记就能够查阅档案；多数档案管理者在档案转递等环节不能完全按制度规范进行，在档案转递过程中，出现让非专人甚至档案卷宗本人携带档案材料、不及时收取档案接收单位回执等现象。以上不规范行为，使档案材料的保密性和安全性受到严重威胁。
4.档案库房及其设备与档案管理工作的标准规范有差距
经走访了解，多数企业职工档案库房未经过认真选址，未考虑到防潮防盗等基本因素，未认真测算楼板承重等数据，至使存在重大安全隐患，库房设备简单，没有必备的设备设施，致使企业职工档案资料不能够妥善保管，出现各种损毁档案资料的事情发生。
5.档案企业职工档案信息化建设严重滞后
笔者走访中发现，绝大多数企业职工档案管理与信息化相去甚远，往往仅限于建立简单的电子档案目录，以为检索档案提供方便，根本做不到更深入的信息化建设，档案自动管理、档案库存房自动管理等更无从谈起。
二、企业职工档案管理的一些建议
1.企业职工档案行政管理部门要加大档案法律法规宣传力度
当前，社会上普遍存在对档案管理工作认识模糊、肤浅的现象，档案行政管理部门必须加大档案法律法规、档案管理知识等的宣传力度，让档案工作依法制档、服务社会的观念深入人心。
2.提高企业职工档案管理人员业务水平
对企业职工档案管理工作人员，应加强业务培训和指导，提高档案工作人员业务水平和能力。在培训过程中，首先要使档案管理人员树立责任意识、全局意识，其次要加强档案管理工作全面知识的学习，只有这样，才能切实提高企业职工档案管理工作人员素质，从而提高企业职工档案工作管理水平，促进档案事业健康发展。
3.建设规范化档案室
在建设过程中，硬件这一基础性工作必须放在整个工作的前头。从最初的库房选址这一环节就要严格谨慎。同时，档案库房要添置必备设备，最大限度减少档案材料的损毁。
4.健全企业职工档案管理制度并做好落实
建设规范化档案室，除加大硬件设施投入外，还必须建立健全完整的档案管理制度，包括收集、整理、归档、查阅、转递、移交、销毁等等一系列具体的档案管理制度，只有这样，才能使档案得到有效的管理、保护和运用。
5.加大企业职工档案管理信息化建设力度
档案信息化建设是一项系统工程，是一项长期的工作任务，必须在企业职工档案管理行政部门的组织协调和指导下，认真做好档案信息的数字化工作、档案信息传输的网络化布局以及档案信息的数据库建设。
综合以上分析，企业职工档案管理工作现状不容乐观，因此必须在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由人社主管部门具体领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导，才能使企业职工档案得到妥善管理并发挥价值，促进企业职工档案管理工作的可持续性发展。
(作者单位：东港区人社局）
新闻推荐
本报讯（记者秦钊）6月13日，记者从市经信委获悉，在刚刚公示的2018年山东省首版次高端软件产品（第一批）名单里，日照市有两款软件产...
日照新闻，讲述家乡的故事。有观点、有态度，接地气的实时新闻，传播日照正能量。看家乡事，品故乡情。家的声音，天涯咫尺。