政务服务中心档案规范管理初探——以灵山县为例
罗业喜
当前，随着广西一体化网上政务服务平台上线运行，公民或法人办理政务服务事项主要是物理大厅受理与网上受理相结合，由此产生了大量的凭证性纸质文件和电子审批文件。如何将各类行政许可和公共服务事项所产生的文件材料从受理到办结直至归档的全过程进行规范管理，确保行政审批业务档案的齐全完毕、真实有效，是政务服务中心窗口部门面临的一项十分紧迫的工作任务。近期，笔者就窗口部门档案管理规范化问题，对灵山县政务服务中心部分政务审批窗口进行了调研。
基本情况
灵山县政务服务中心目前进驻窗口部门39个，集中办理259项行政许可事项和275项公共服务事项，日平均办理事项670多件。各窗口履行法定职责，各环节紧密相连，产生大量档案资料。这些文件材料签章完备，印鉴齐全，且文件材料书写和纸质也比较规范，法规性强、政策性强、逻辑性强，档案专业性强、综合性强，有很高的利用价值。
目前，该中心的审批部门档案存放形式主要有两类，第一类是群众重复查档率较高的窗口有独立的档案室，其中，车管所档案室面积185平方米，存放有29万机动车档案和29万驾驶人档案的纸质版和电子版。第二类是日常办事后形成的档案资料，很多是一次性决定文书，极少有重复查询的必要。此类档案由各窗口临时存放在办事大厅，根据档案材料饱和度和工作实际定期向所在单位档案室移交。
以县食品药品监督管理局窗口为例，2017年共发放《食品经营许可证》2780本，每办一本证需要复印群众身份证、营业执照等5份材料作为永久保存档案，每本卷宗约20页—30页。窗口按照《广西壮族自治区行政许可案卷标准》规定将档案归档后，每月送一次回所在单位档案室保管。2017年，林业局窗口仅办理林业植物检疫证书和木材运输证共12363宗，产生审批存根等档案资料44681份。
随着“只进一扇门”“最多跑一次”等改革措施不断涌现，一些审批事项前置条件的放宽，通过网上受理或物理大厅窗口受理的政务服务事项逐年增长，由此产生的档案数量十分庞大。据统计，整个中心用于存放档案资料的文件柜共106个。
存在的问题和困难
灵山县政务服务中心积极为档案工作创造有利条件，但由于条件限制，也存在一些问题：一是场地不足，基础设施有待完善。多数窗口没有独立档案室，未能按档案馆标准建设，保管条件还不到位，缺乏温湿度监控和常规管理，不能满足“八防”要求。二是缺少专业档案工作人员。工作人员对档案管理业务的学习不够系统，档案归档不够规范统一，永久性档案与一般临时材料没有有效区分存档，保密观念有待进一步加强；三是档案移交不及时。窗口档案饱和后，就选择移交到所在单位档案室或对应股室保管，有的一年移交一次，有的一个月移交一次。调查中发现，定时移交档案局的比较少。
对策和建议
一是加大投入，强化基础设施建设。要根据窗口产生档案数量多少，在政务服务中心设立独立或综合的档案室，满足各进驻部门窗口使用。档案库房与办公大厅分开，配备防火、防盗、防潮、防高温和数字档案室建设所必需的设施设备，建立健全人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防范体系。档案室面积应当满足窗口1年档案存放需要。
二是强化系统学习，提高档案人员业务素质。政务服务中心工作人员要求较高，除政治思想素质外，还要有良好的业务工作水平，有必要系统培训，增强窗口人员保密意识。积极组织参加档案管理部门举办档案知识专业的培训学习，认真学习档案工作的法律法规和方针政策，解读基本知识，掌握基本要领；邀请档案专家进行专题讲座，对各窗口档案材料的收集、整理、立卷和归档工作，进行现场指导和监督。
三是完善机制，建立健全档案管理制度。建立健全切实可行的档案管理工作制度，将档案工作岗位责任纳入目标管理，并做到职责分明，奖惩兑现。档案管理工作制度要对档案的形成、收集、整理和移交工作作出明确规定，规定向档案馆移交进馆档案，根据档案保管年限，制定存放和销毁章程。对利用率较高而且容易被损毁的档案要进行更为细致化的管理，并要加强对档案真实性和完整性的保障，确保档案能够在归档标准范围内，保障政务服务体系的完整性和合法化，合理的对档案资源进行利用，使得政务服务中的档案管理更加的规范化和科学化。
四是加强政务公开，提高档案资料利用价值。信息与档案、文件，从来是一家，它们具有共同的本质属性。公开的政府信息最终会转化为文书及其他专门档案或电子文件归档。政务服务中心产生要认真研究《档案法》与《政府信息公开条例》的要求，利用好政务公开平台、政府部门网站和“两微一端”，将政务服务工作过程中产生的档案资料按照“公开是常态，不公开为例外”的原则向社会和公众公开。通过政务公开，把信息系统建设与审批效率有机结合，信息资源开发与社会化服务有机结合，在日常管理活动中融合更多的档案功能，以提升政务服务的质量水平。
五是加强技术保障，实现政务信息资源整合共享。按照“以共享为原则，不共享为例外”原则，加快推进政务信息系统整合共享工作，按需共享利用数据资源，最大程度利企便民。各部门把本单位和本行业政务信息数据资源及时、准确、全面通过数据交换及信息共享平台，提供给各窗口各部门按需要使用，最终实现跨部门、跨类型和跨系统的异构档案数据整合，达到“数据多跑路”“群众少跑腿”的目的。凡属于共享平台可以获取的信息，各窗口部门原则上不得要求自然人、法人或其他组织重复提交。作为大数据时代发展的方向，充分利用现代化信息技术，减少业务档案流转过程中非必要的人工操作，避免因工作失误导致的错误，以智能化操作确保业务档案数据在各审批平台流转过程完整、准确。
总而言之，政务服务中档案管理工作所涉及到的范围广、内容多、数量大、难度大，需要引起档案管理部门和窗口部门的重视，将其中存在的问题加以分析，提出有效措施，完善档案管理工作机制，有效实现政务服务中心档案的规范化管理。
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