浅谈救助站救助人员档案管理工作
◎ 王馥芳
摘要：本文就如何加强救助档案的管理工作进行探讨，使救助站的档案管理工作变得更加科学以及有效。
关键词：救助站 救助人员档案 档案管理
绪言：救助管理站是政府设立的社会救助机构，主要负责生活无着落流浪乞讨人员的临时救助、救治、管理、教育、护送、安置工作及跨省护送工作。对每个被救助对象救助实践各环节的信息收集工作就是被救助对象的档案收集工作。严谨复杂的救助工作需要有科学高效的救助档案管理工作。本文通过当前新形势下乞讨人员的特点，结合国家出台的《城市生活无着的流浪乞讨人员救助管理办法》和民政部下发的《生活无着的流浪乞讨人员救助管理机构工作规程》具体内容，就如何加强救助档案的管理工作进行探讨，使救助站的档案管理工作变得更加科学有效。
一、被救助人员档案的特点
救助档案的含义,是指在对每个被救助对象个体甄别以及具体的救助过程当中所产生的需要进行整理存档的有价值的材料。它具体包含着救助、救治、管理、教育、护送、安置工作等各环节信息资料。它属于民政部门的专业类档案范畴，也是地市级城市救助单位必须存储的重要业务材料，主要含有以下几个特点。
1.档案收集的动态性。救助站对被救助对象进行相应的救助工作时，救助站首先对被救助人员的身份认证。需要根据被救助对象的具体年龄、身体健康状况和区域等情况按照规定标准和需要救助的程序进行备案，拟定救助方案。被救助对象每个个体基本情况不同，其中有智力障碍或部分为智力障碍人员，无身份认证基本信息，这类情况就需要采集DAN和指纹等信息再与民政部救助网比对认证，如还不能确认，就需要工作人员根据被救助人员生活习惯、方言特点、个人片面记忆等诸多细节来判断认证，这些信息均可归档。所以，对于被救助人员进行救助的开始时间以及成功救助后的结档时间不同，导致被救助对象在整个被救助过程中所形成的个人档案材料就处在动态变化之中，需要按照一定的时间节点及时更新被救助对象的个人档案材料。
2.救助档案的差异性。虽然在对流浪人员救助过程中所釆取的救助措施基本上都是一致的，不同的流浪乞讨人员所经历的救助程序也大体上相同。但是由于被救助对象的年龄、身体健康状况和区域差异以及所裁定的需要救助的程度都不相同，所以不同的被救助人员的救助档案中形成的材料内容或者不同救助时间产生的救助期限也会因此变得不一致，甚至有些方面存在很大的差异性。
3.救助档案的凭证性。救助站在对被救助对象统计时会通过相关鉴定部门以及相关工作人员对被救助对象建立的档案，是政府其他部门或机构进行相关工作的有效凭证。比如能够为公安机关提供一定的办案依据，再就是为其他救助、医疗机构或其家庭等提供方便。
二、被救助人员档案管理工作建议
1.建立健全救助档案归档制度。救助站需要制定针对救助人员档案的时间、范围和其他相关要求的归档制度，所用于救助人员归档的相关文件材料内容必须完善无缺，倘若使用文件复印件来代替原件的等材料需要保证内容清晰可见，并且需要按照民政部下发的《生活无着的流浪乞讨人员救助管理机构工作规程》中的工作思路以及实施要求进行救助人员档案的整理工作，并对材料逐一打印后进行统一归档。
2.划定救助人员档案的归档范围。救助人员档案的形成主要是在对街头、站内或者救助工作完成后对救助人员回访探寻过程中所产生的，其中大部分还是站内救助产生的。但是由于被救助对象在年龄、身体状况、区域等多方面因素的影响下，会在接受救助时的实施内容存在一定的差异，其中只有一部分是基本相同的。所以，需要针对流浪乞讨人员个体的不同对被救助对象档案的归档范围进行比较科学、明确、合理的划定。
3.完善救助档案的整理工作。在对流浪乞讨人员的救助档案进行系统的整理过程中，必须采取一人一档、一人一案的一对一方法进行标准化整理。主要采取以下几个步骤：首先，可以按照对被救助人员所形成的档案的具体日期、存档期限以及人员的类别等比较容易标准划一的特点进行特殊的分类。比如说人员的类别方面就可以进行需要救助的未成年人、不需要救助的未成年人以及需要救助的成年人三个层次来进行相应的划分，这样能够使得救助人员档案的管理工作更加标准化、整齐化、系统化；其次，可以对救助人员的档案进行序列编号，但是在进行档案编号的时候需要根据流浪乞讨人员接受救助的具体时间先后顺序进行；然后，对救助人员的所有档案进行统一的项目编排。这样就能够对多个项目一目了然，方便任何时间对档案进行查找。
4.明确救助人员档案的保管期限。救助人员档案的保管期限主要是根据所归档的被救助对象的文件材料价值来判断，而在判断具体保管期限长短的时候主要是根据这样几个因素：首先，需要坚持的原则就是档案保管期限尽量最长化；其次，需要根据救助对象的特点来判断；再次，当然根据救助站的实际档案储存能力来确定，在进行档案的保管之前，救助站档案管理人员需要对被救助对象的全部材料进行系统的分析，一般的保管期限基本都在十年左右，但是对于未成年人群、智力障碍的人群、身体有残疾的人群或者需要长期进行安置的人群的保管期限设定为三十年。而对于那些在接受流浪乞讨救助的人员档案进行存储的时候，保管期限设定为永久。
5.依法使用救助人员的档案流浪乞讨人员在接受救助之后形成的档案可以在很多情况下被使用到，而对于救助人员档案的使用需要依法依规。比如公安机关想要通过救助档案进行案件的调查时候，档案管理部门利用救助人员的档案进行风险规避的时候，任何情况下需要考虑。因此，需要救助站对救助人员的档案使用进行明确的规定，并在使用程序上进行严格的规定，争取在依法依规使用档案的前提下，最大程度地维护救助人员的个人隐私。
6.科学改善救助人员档案管理模式。在救助站当前面临的新形势下，需要通过科学改善救助人员档案管理模式来为市内外所有流浪乞讨人员谋取更多幸福。因此，救助站需要通过一些学习、培训来提高档案管理工作人员的管理水平，激发创新意识，帮助更多需要被救助的人员，更好地推动救助人员档案管理工作科学发展。
结束语 本文通过对救助站的基本情况的了解，以及以往救助站的工作经历的总结，针对当前新的工作时期下，对每个救助人员的救助过程中形成的大量档案材料进行更加科学、合理的管理，促进救助站被救助人员档案管理工作规范化建设。
参考文献：
[1]何文丽，生活无着流浪乞讨人员救助档案管理制度构建。新形势下档案资源管理服务。
[2]何文丽，浅析流浪乞讨人员救助档案的管理。
(作者单位：临沂市社会福利中心)
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