用大数据推动 档案管理迭代升级
胡昌清
网络技术迅猛的发展使其成为当今时代重要的生产工具，极大地提高了工作效率，改变着各行业的发展模式。机关事业单位的档案管理由于资料众多，应用手续繁多，管理流程复杂，分类存放难度大，导致工作效率较低，迫切需要顺应时代潮流，积极进行改革创新，运用大数据技术改造提升机关事业单位的档案管理体系，推动管理效能提升。
大数据具有信息量大，获取速度快；数据的多样性和多种表现形式（如语音、视频、音频等），以及数据的真实性高等特点。利用大数据的资源整合，可以极大地提高效率。
建立档案信息安全管理体系。在档案管理中不但要建立好配套的软、硬件设施，更要建立好档案信息的安全管理体系。任何工作都要以安全为第一要务，大数据时代背景下的档案信息安全更是如此。网络是一把双刃剑，由于其有着资源共享的特点，以及系统自身可能存在的漏洞，在给我们带来极大便利和高效的同时，也容易存在一定的信息安全问题。这就需要我们档案管理工作者来建立一套切实可行的档案信息安全管理体系，预防和应对可能发生的档案信息丢失、窃取等问题。机关事业单位要提高信息安全意识，不断完善网络信息安全的防御技术，每一名档案管理者都要把信息安全牢记在心、落到实处，保证各类档案信息的安全。
加强档案管理者对相关技术的学习和应用。在管理档案工作中，要充分了解并学习相关的技术应用，展开系统的全面的专业化培训，提高档案管理质量和效率，大数据技术只是其中之一，还应该学习了解云储存技术、“去中心化”技术、云计算业务等。这些技术都可以帮助我们达到档案管理的高效率。在日常工作中应落实好考核制度，定期对相关工作人员进行技能测评或技能比赛，帮助督促工作人员主动学习，提升业务能力。
改变工作中的传统思想。要想不被时代所淘汰，就必须主动学习，接受新生事物，大数据背景下机关事业单位的档案管理也要不断发展变化，推陈出新。这些改变归根结底靠思想上的改变，要学会用发展的眼光看待问题，摒弃传统思想观念的不足之处和束缚，积极创新工作方法，通过实践检验运用到工作中去。
优化人才素质和档案管理能力。大数据时代的到来，不但要求我们档案管理工作者具有老一辈人扎实的经验和理论，还要具有当下对大数据等相关技术的掌控能力。虽然大数据能够提供给详细真实的信息，但由于硬、软件等相关设施的不完备，导致信息资源利用不充分，减少了信息可用性，造成资源浪费，所以要强化技术设施和手段，提高对大数据信息的利用性。
档案管理工作者个人要及时改变工作方法，完善工作流程。在没有进入大数据时代以前，各类档案信息均以纸质为主，管理人员繁琐的工作过程往往会消耗大量时间。在纸质档案时期，虽然在严格的保管要求下，管理者最大程度地保证了档案的完整性，但一些可能发生的意外情况却无法掌控，例如：火灾、霉变、水浸和自然灾害等。而现在运用大数据技术，就可以将档案资料经过数字编码上传到数据库或网络中进行保存管理，就能保障档案信息的安全和完整，并且方便调取应用。
（作者单位：汶上县市场监督管理局）
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