“四个突出”强化食药 安监业务档案管理
胡昌清
食品药品安全监管业务档案是记录食品药品安全工作的重要载体，贯穿食品药品监管工作全过程，是国家档案资源的重要组成部分。规范食品药品安全监管业务档案管理，维护食品药品安全监管业务档案真实、完整、准确、系统和安全，对于充分发挥食品药品安全监管业务档案对食品药品安全工作的规范、引导、督促作用具有重要意义。
突出“规范、有据”，着力做好档案归档整理。按照“谁监管、谁建档”原则，将在履行食品药品安全监管职能过程中形成的行政许可、行政处罚等有关的业务档案资料进行收集、整理、立卷、归档。在收集齐全、规范整理后移交本单位综合档案室集中统一管理，任何单位、部门和个人不得据为己有或拒绝归档。归档的食品药品安全监管文件材料应为原件，并做到格式规范、字迹工整、图文清晰、材料齐全、手续完备。载体材料和书写材料应当符合耐久性要求和有关技术标准。形成的食品药品安全监管业务档案归入专业档案，档案分类应按照业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则进行分类整理。
突出“安全、有效”，着力做好档案保管利用。配备档案专用库房、档案查阅室和档案工作人员办公室。档案库房应符合档案管理基本要求，具备防盗、防火、防潮、防虫、防高温、防光、防尘、防鼠等功能，配备空调机、除湿机等符合档案保管保护要求的设施设备。应对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。档案管理人员应定期对档案进行安全检查和清点，并作好相应记录。应对食品药品安全监管业务档案的利用权限做出明确规定，建立档案借出、查阅登记簿，健全借阅登记、审批手续，做好利用效果反馈情况记录。档案利用者对所借阅、复制的档案负有安全、保密责任，不得遗失、污损，严禁涂改、抽换、圈划、批注、污染和损毁档案，严禁转借或将档案擅自带出单位。法律法规规定不宜公开的食品药品安全监管档案的查阅利用，应按照有关规定办理。
突出“及时、有序”、着力做好档案移交销毁。纳入同级国家综合档案馆收集范围的食品药品安全监管业务档案应按有关规定定期进行移交。对已超过保管期限的档案，食品药品监督管理部门应当定期进行鉴定。鉴定工作应当由分管档案工作的领导、档案管理人员及有关业务部门人员组成鉴定小组共同进行。鉴定工作结束后，提出鉴定意见，对仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期已满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册，按照相关规定和程序办理。未经鉴定和批准，不得私自销毁任何档案。销毁档案时，应当派两人以上监督销毁档案。监销人、销毁经办人应在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间，销毁清册永久保存。
汶上县食品药品监督管理局
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