补齐电子文件档案管理的短板
邵冰
进入新世纪以来，办公自动化迅速在各行各业普及，愈来愈多的单位利用互联网以及电子公文系统来提升办公效率。由于电子文件档案管理尚处于发展阶段，不少管理人员对这一事物研究不深入，导致实践工作存在短板，电子文件档案的价值没有凸显出来。因此，有必要以电子文件档案为蓝本，运用现代档案管理学知识寻求相应对策。
电子文件档案管理的短板主要体现在两个方面：一是管理体制方面。许多单位将与档案有关的全部工作纳入档案管理部门的工作范围，导致其他部门之间的责任意识和档案意识不强，各个部门之间缺乏协同与衔接，与档案管理周期严重脱轨，难以保证电子文件档案的标准性、科学性和高效性。同时，在绩效考核监督管理上存在漏洞，实践中出现电子文件档案遗失、损毁问题时落实责任较难，办公自动化产生的大量有价值文件不能及时进行归档，工作执行力度大打折扣。二是管理标准方面。管理标准缺乏统一性导致系统内电子文件不完整。同时，归档格式标准不统一导致管理混乱。那么，如何加强和改进电子文件档案管理呢？笔者认为，应从以下几个方面着手。
完善管理体制。一方面，需要明晰各个部门的职责，电子文件档案管理作为一项复杂性、长期性的系统工程，需要各个部门共同协作，有必要建立以档案管理部门为核心，各部门交流协作的管理体制。档案管理部门统筹物力、人力和财力进行档案规范化建设，其他部门则根据要求对档案进行归档后交由档案管理部门处理，实现流程优化，有助于档案质量控制。另一方面，从绩效考核、工作流程的监督管理等方面入手，规范各个工作环节，落实保障措施和监督考核，督促工作人员用责任意识规范自身档案管理行为，围绕办公自动化的特点进行归档、管理和利用，体现档案管理效率。
完善管理标准。单位要建立一套协调、统一和成体系的管理标准，明确各个工作阶段电子文件处理的标准，明确归档格式标准并设置相应的电子印章。单位应当根据工作实际，有针对性地对归档范围、管理层次以及查阅移交等工作进行细化，保障电子文件档案管理工作能够畅通有序。同时，单位也需要及时对管理系统进行购置和更新，确保效率与质量能够并行。
电子档案管理涉及计算机技术领域，许多工作模式和概念缺乏实践探索和统一的理论支撑，因此实践中存在许多管理体制和管理标准与电子文件特点不相适应之处。加强和改进电子文件档案管理是一项动态性、持久性的工作，因此，实践工作模式也需要不断演进和创新。
（作者单位：济宁市规划咨询中心）
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