新形势下人事档案管理工作刍议
□梁 涛
人事档案是一个人的主要经历、政治面貌、德才能绩等的真实记录，具有凭证和参考的价值。人事档案管理工作是人事工作的重要组成部分，是人事工作不可或缺的基础性工作，人事档案管理工作的好坏直接影响到职工工作的效率和质量，涉及每名职工的切身利益。
一、做好人事档案管理工作的重要意义
人事档案管理工作既包括齐全完整地保管好人事档案，又包括对人事档案信息资源的开发利用。通过对人事档案的科学管理，用人单位能够更好地了解人，为人才安排更合适的岗位，充分发挥其积极性，做到人尽其才；还能够促进部门之间、组织之间人才的合理流动，避免出现用人不当或人才积压现象。人事档案是“人的管理”的基本信息的主要依据，它既存储了组织人力资源信息，又是管理的核心“人”的历史和现状的一个真实反映，它真实地记述了档案人的个人经历、德才表现及发展过程，是历史地、全面地考察人的重要依据，因此我们必须重新认识人事档案管理工作的作用和重要意义。
二、人事档案管理工作中存在的问题
单位和个人对人事档案重视不够。有些人事档案内容陈旧贫乏，新产生的材料不能及时收集归档，削弱了人事档案的价值；单位用人没有制度或不按制度执行，使有些人对人事档案的作用产生了怀疑，社会上出现一些擅自“弃档”的现象。
材料收集范围太小，不能突出个性特征。目前的人事档案管理中存在着收集范围小、材料“单一固化”现象，很少有反映人的诚信记录、人才类型、技术专长、心理素质、个性特点、工作实绩等方面的材料，即使近些年的年度考核材料，大多也缺乏具体事例和定量的数据，缺乏定性与定量相结合的综合分析，从而造成人事档案材料不完整、人员与档案之间的分离，使人事档案利用价值大打折扣。
人事档案功能的发挥存在着局限性，不能适应当前发展的需要。人事档案内容过于单调、呆板，较难全面地反映工作人员的真实情况；干部人事档案在干部人事的任免、调动、晋升中的影响力和执行力不够；过分注重干部人事档案的保存功能，而忽略开发利用功能，缺乏合理利用档案资源的系统化管理与利用的运作机制，直接影响着档案价值的发挥。
管档人员业务不熟，制度被削弱。有的档案管理员责任心不强，不善于学习业务，难以胜任人事档案管理工作，使该归档的材料不能及时归档而丢失，严重影响人事档案的安全、真实性和利用价值。
三、新形势下做好人事档案管理工作的想法
提高认识，制定措施，充分发挥人事档案作用。要大力开展人事档案管理工作的宣传，努力营造关心支持人事档案管理工作的良好氛围，进一步提高广大干部职工对人事档案工作的认识。同时，修改完善人事档案材料的归档范围，防止“弃档”“单一固化”现象，真正体现人事档案的价值，充分发挥人事档案的作用。
创新人事档案保管利用方法。一要完善档案材料收集的长效机制，扩大收集范围，把普通收集与定向收集、长期性收集与突击性收集结合起来，完善科学、合理、有效的档案收集机制，发挥档案工作者工作的主动性，克服其工作的盲目性、随意性和应付性，增强档案资料的真实性、收集过程的规范性。二要积极构建以现代信息技术为依托的人事档案信息平台，将全体工作人员的工作学习、奖惩、诚信记录、年度考核、工资晋升、家庭成员等情况信息经严格鉴定分类后录入系统，有条件的单位还可以对所有的人事档案全部数字化，建立人事档案数据库，并对变动的人事信息及时更新维护,做到随变随改、随动随调，确保人事档案信息的准确性。
加强培训，提高管档人员素质。要保管利用好人事档案，人事档案工作者要不断加强业务学习，创新工作方法，努力掌握现代信息技术，成为既熟悉档案业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才，以适应新形势下人事档案工作的需要。
（作者单位：菏泽市牡丹区人力资源和社会保障局 ）
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