优化学校财务档案管理的对策建议
贵港市高级中学林雪梅
学校财务档案是财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告，是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，是学校档案管理的重要组成部分。学校财务档案是否规范、准确、完整，将直接影响到学校财务档案管理的质量以及教育事业的发展。因此，如何优化学校财务档案管理工作，推动学校财务工作更好更快发展，成为学校管理工作中需要认真探讨和解决的问题。
一、新时代学校财务档案管理的特点
学校的财务档案管理办法除了普通财务档案管理所具有的共同特点，还有其因自身特殊性所决定的特点。就目前来看，主要体现在三个方面：第一，学校财务档案周期划分的特殊性。学校的财务档案大多是来自于教学、管理、科研和建设等办学活动，其活动的周期一般是根据教学年度来进行，即从当年的下半年到次年的上半年为一个教学年度。因此，其记录的财务档案的时间周期划分也大多是以教学年度为建档的标准。第二，学校财务档案的层次区分日渐复杂。近年来，随着各地学校不断扩招、合并以及学校内部投资扩建，其项目资金来源和种类日益繁多，使得学校财务档案在内容、层次等区分上的标准越来越复杂。第三，学校财务档案来源的分散性。学校财务工作内容主要分为以下几个方面，即政府的财政拨款，日常管理工作的开支，教学秩序维护工作的开支和各项减免、补助方面开支。显然，财务档案的来源也同时具备分散性的特点。
二、学校财务档案管理面临的难题
一是财务档案管理意识淡薄。“重核算，轻管理”是学校财务档案管理普遍存在的问题，也是最难以具体改善的问题。长期以来，认为主要报准帐，管好钱，及时订帐本就行了，财务档案只是核算工作的简单延续，没必要专人专管，成为多数学校对财务档案管理的“共识”。因此，在当前学校财务档案管理人员编制不足，工作量较大的情况下，导致档案资料收集不全，分类不科学，整理无条理、延期归档等现象时有发生。
二是财务档案管理程序不规范。由于许多学校财务档案的管理工作多是由会计人员兼任，造成财务档案在整理归档不能够及时、有效的处理，其对程序的管理和规范也相对混乱。存在财务文件移交时手续不全、财务档案整理不规范、保管不完善等现象，甚至许多会计数据文件分落在不同环节负责人手中，没有得到及时的归档，造成了财务档案的不完整。
三是财务档案信息化建设相对落后。大多数学校对财务档案的管理沿用传统模式，财务档案的收集、整理、利用多以纸质档案为主。财务档案管理工作人员在实际工作中仍大量采用手抄、手录方式归档，纸质档案的归档信息化程度低，归档过程耗时、耗力、占用空间、保管成本高、易损毁。而且在查阅时，需要在逐年累月的档案中逐笔翻阅，这在很大程度上降低了财务档案的有效利用率。
三、优化学校财务档案管理的具体措施
一是提升财务档案管理理念。学校财务档案管理本质就是为了财务信息资源的处理服务。从学校领导层面来说，要强化“顶层设计”，重视财务档案管理工作，倡导精细化管理理念，为其发展提供必要的人、财、物以及政策支持，从而更好发挥财务档案管理在内部控制、内部决策等方面的作用。从财务档案管理人员层面来讲，要确立服务意识，将校财务档案的管理目标定位于“服务”的高度，树立主人翁意识，尽职尽责地做好财务档案管理工作。
二是优化财务档案管理制度。健全完善的规章制度是保障财务档案管理工作的核心。建议根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等有关规定，结合学校工作实际，建立健全存档管理制度、保存管理制度、资料输出管理制度等。严格将各项制度落实到实处，做到从收集、整理、立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，档案奖惩处罚等每个环节都有章可循，有据可依，使档案管理工作更加规范化、制度化和标准化。
三是强化财务档案信息化管理。信息化建设是提高财务档案利用效率的重要手段。学校应配备更新专门的计算机和管理软件，改善财务档案管理的软硬件基础，做到办公、阅档、库房相分离。注重采集和整理各种原始财务数据信息，将财务会计文档、表格、报告等数据转换成数字化资料，建立档案数据库，搭建信息化、网络化工作平台，并积极完善电子文件签入签出、安全日志等日常安全事项，定期做好阶段性安全检查，从而提高财务档案管理工作效率。
财务档案管理是学校财务工作和日常管理中的一项重要环节，对学校的办学建设、教学评估和构建发展都有着十分重要的意义和作用。因此，新时代只有完善财务档案管理、改进管理办法，才能更好地促进和推动学校财务档案工作现代化、信息化的发展进程。
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