你愿意和陌生人共用办公室吗？
□本报策划
编者按：共享单车、共享充电宝、共享雨伞……以上这些共享经济的模式你或许并不陌生,可你听说过共享办公空间吗?共享办公空间,又叫柔性办公、短租办公、联合办公空间或众创空间。来自不同公司的员工在同一个共享办公空间里工作,可以说是共享经济在办公领域的体现。如今,这种共享办公空间在大城市逐步走红,并有逐步向其他城市蔓延的趋势。那么,你愿意和陌生人共用办公室吗?
无论是小企业主还是自由职业者,大部分职场人士梦想拥有专属的“创业基地”。在那里,志同道合的小伙伴们可以进行头脑风暴,研发产品,或者与合作对象一起畅谈未来。
现实往往比理想骨感。许多刚起步的小团队收入并不稳定,捉襟见肘的财务状况让他们往往没有足够的预算承担独立办公环境的开支。在这种情况下,共享办公空间(CoworkingSpace)应运而生。但是,职场人愿意和陌生人共用一间办公室吗?
1、现象：悄然走红的共享办公
根据中商产业研究院发布的《2018年中国共享办公行业发展前景研究报告》显示,截至2018年6月底,中国共享办公平台数超过300家,布局网点数超6000多个,总体运营面积达1200万平方米,提供工位数达200万个。在我国,北京、上海、广州、深圳的共享办公空间数量领先于国内其他城市,其次是浙江、江苏、四川、天津地区。此外,报告也指出,在未来,武汉、天津、青岛、成都、杭州、苏州、南京等二线城市将是共享办公空间扩张的重点区域。共享办公空间,已经悄然走红。
那么,共享办公空间究竟是什么?它与共享单车、共享充电宝等我们更习以为常的共享经济形态有什么区别呢?
事实上,共享办公空间并不是最近一两年才出现的新鲜事物。早在2015年,共享办公模式就开始流行起来,这一年甚至被业内称为“共享办公元年”。而到了2016年,则是共享办公的爆发年。
共享办公空间最早是为了满足小微企业或个人对低租金的需求,以及移动式办公对工作地点灵活性的需要。共享办公室的雏形可以追溯到上世纪末。在2005年,谷歌公司的软件工程师布莱德·纽伯格让“共享办公(Coworking)”这一概念大放异彩。2010年,“WeWork”联合办公空间在纽约创立,并很快走向全世界,类似的公司如雨后春笋一般涌现。在“大众创业、万众创新”的大潮下,中国对共享办公的需求迅速增长,突出体现之一就是“孵化器”遍地开花。
很多创业者只需要一根网线和一张咖啡桌就能办公,但对团队而言,基本的办公环境是必需品。虽然在家工作是最省钱的方式,但这可能让你变得拖拉、懒散,最终一事无成。如果选择在咖啡馆工作,当人有三急时,谁能帮你照看私人物品呢?
而时下的共享办公空间大多具有完善的硬件设备,包括舒适的桌椅、传真影印、网络、会议室等。许多共享办公空间提供点心、饮料、运动和休闲空间,甚至还有厨房和淋浴间。这些设施让租用者可以心无旁骛地工作,肚子饿了有食物充饥,累了有地方舒展筋骨或休息。
此外,不少共享办公空间的大厅外设有沙发休息区和专供打电话的小单间,打电话的人不会打扰伏案工作的人。空调系统温度舒适,灯光设计到位,免费提供的咖啡口感也不错。办公室里有打印机,每月有免费打印的配额。会议室为数不少,提前预约就可以使用。如果选择更高级的套餐,租用者还能拥有属于自己的透明格子间和储藏空间等。
2、优势：共享办公空间有其走红的原因
对外企经理唐薇来说,她能充分理解共享办公空间在一线城市走红的原因,也愿意接受这种新型的办公模式。
2018年,因公司业务发展需要,唐薇被公司派往深圳分公司。由于时间紧、任务重,唐薇和同事经过考虑后开始租用共享办公室,既免去了装修、采购等事务,又为企业创造了良好的办公环境。
唐薇表示:“共享空间的硬件水平、办公设备给我们提供了和客户沟通的条件,当客户来到我们的办公空间时,他们都对这个办公空间感到很满意。”
老赵经营着一家总部设在上海的外贸公司,公司共有员工十几人,经常需要前往成都、苏州等地洽谈业务。租赁办公室曾经是老赵最头疼的问题。“一般好的甲级写字楼300平方米以下的办公空间不愿意租给我们,有一些小开间的办公室则需要一次签约就要租三年左右,可是我们公司需要常常去苏州做项目,三五个月不在南京都是常事,办公室就这样空置下来,还要付租金,实在太浪费了。而且我们去外地做项目的时候,又找不到临时的办公室。”
直到共享办公空间的出现,解决了老赵的难题。老赵在上海发现了共享办公空间,那里有专属的三个办公房间,有可以和其他公司共用的会议室,还有超过500平方米的设有下午茶区域、洽谈区域、小型会议厅的公共区域。老赵毫不犹豫地租下了这个共享办公空间。
李小姐也是这种共享办公空间的拥趸。李小姐和同伴经营着一家小型的外贸公司,公司就两个人,在家无法办公,租用普通的办公室,价格又过于昂贵。后来,李小姐在南京某共享办公空间租用了一间专属办公室,与其它公司共用独立会议室、洽谈室等区域,办公环境又高档又方便,租金还很便宜。
最让李小姐感到意外的是,租用办公室以后,她认识了隔壁办公室的船舶公司的员工,混熟了之后还谈成了好几笔合作。
显而易见,共享办公空间的优势非常明显——省钱。在北京王府井大街新东安广场写字楼的一个工位起租价为每天88元,北京最出名的写字楼国贸三期的一个工位每天起租价为141元。如果想在这个地段租一间正规的办公室,每天每平方米的平均租金可以达到30至40元。
共享办公空间为何省钱?由于公共区域、会议室、办公设备、后勤人员等基础资源共享,空间和资源实现了高效利用,成本自然下降。同时,运营机构提供的财务、法律、招聘、培训等办公服务,大大节约了企业的人工和时间成本。
此外,共享办公空间的押金也低于普通办公室。共享办公室的另一大好处是灵活。你不必租下整间办公室,可以只租一个工位,租期可以选择年租、月租、日租,甚至以小时计算。不同的共享工作空间有不同的配置,从一把椅子到一间独立办公室,应有尽有,可以最大程度地满足小微企业或个人对办公空间的要求。大部分共享办公室位于交通便利的地区,不仅可以节省租用者从家到办公室的往返时间,而且方便租用者接待客户及外出会谈。
3、困扰：共享办公空间并非完美无缺
但并不是所有人都愿意接受共享办公模式。
吴先生就曾经前往共享办公空间和自己的合作伙伴商谈事宜,他还清晰地记得,一进到共享办公空间,就被那里极具艺术性的设计和布置给深深吸引了。当时吴先生心里还想,没想到共享办公空间居然比普通的写字楼更有美感、更大气。可吴先生对共享办公空间的好感还没有维持多久,就因为在密密麻麻的工位里找不到合作伙伴给打破了。“共享办公空间,就是很多人在同一个地方工作。那里的工位很多,很多人互相并不认识,而我的合作伙伴也不能准确地说出自己的工位,只能给我一个非常模糊的位置。当我想试图询问其他人时,他们都表示不认识我说的人。”吴先生抱怨道。
在密密麻麻的工位里寻找合作伙伴,花费了吴先生不少时间,吴先生表示,“相信和我一样找不到工位的访客不少,这或许就是共享办公空间的缺点之一。”
目前,与同伴一起经营着一家外贸公司的李小姐虽然仍然在租用共享办公空间,但她也认为,共享办公空间依然存在着一些缺陷。“例如,大部分共享办公空间的出租方为了保持环境整洁,不允许我们张贴本公司的海报或看板,当访客来临时,我们个人及团队的创意或logo不易展现。”
尽管如此,李小姐还是因为共享办公空间的便捷、租金低廉而选择承租。
“缺乏私密性是共享办公空间最大的不足。”曾入职某初创企业的周宁说。去年,大学毕业的周宁进入某初创企业工作,当时企业选择的办公地点就在一个共享办公空间里。周宁进入公司后发现,同一个办公室里大约有四五家不同类型的小微企业的员工,而有些企业与周宁所在的公司从事的行业完全相同。“如果同一个办公室里有从事同一行业的企业的人,也就是所谓的‘竞争对手’,那就会特别尴尬。”周宁举例说,“有次,我和同事正在积极洽谈一单生意,因为担心这单生意会被‘竞争对手’抢去,打电话和客户交流的时候都不敢很大声,还要特地避开那家企业的员工。而如果他们正在洽谈一单生意,或是谈成了一笔大单子,我们的压力就会特别大,老板也会有意无意地暗示我们,看看人家都谈成了大单子,你们怎么不努力一点呢?”
此外,“邻居”们打电话与客户交谈或讨论事情的音量过大、空调或照明无法随心所欲地设定,也让周宁感到很困扰。“有些初创企业很拼,他们牺牲了午休的时间继续工作,可我们是要午休的,难免会有影响。”
你不知道你的“邻居”会从事什么行业,这也是共享办公空间里令人困扰的一点。小何先前所在的某物流公司虽然不是租用共享办公空间,但老总为了节约资金而与其他人同租一套公寓办公,也让小何感到特别困扰。“我们先前并不知道和我们一同租用公寓的人是从事什么行业,结果她们搬来的时候我们才发现,她们是做外卖生意的。”
“做餐饮难免要产生大量的油烟,我们在工作时闻着刺鼻的油烟味,还时不时有外卖小哥敲门进来拿外卖,严重影响了我们的工作。”小何抱怨不已,“我听说在一线城市的共享办公空间都是由大企业做‘二房东’租出去的,租客也大多是小微企业、初创企业或者自由职业者,可是在我所在的三线城市,没有大型的共享办公空间入驻,小公司只能租小办公室或者选择与其他人合租。我想,像我们公司这样的合租形式并不少见,这也是另一种意义的；‘共享办公’吧?在另一个租客搬来之前,你永远不知道他是从事什么行业。一旦他从事的是餐饮、快递、电话销售等行业,那真的是不堪其扰。”
4、发现：在共享空间工作的人积极性更高
美国《哈佛商业评论》杂志指出,多年来,研究人员一直在探讨怎样提高员工的工作积极性。他们惊讶地发现,在共享办公空间里工作的人,积极性比在传统办公室里的员工更高。这是为什么呢?
为了找到答案,《哈佛商业评论》采访了几位共享办公空间创始人和社区管理人员,并对来自美国各地数十个共享办公室的数百名工作者进行了调查。他们发现,共享办公空间使用者积极性更高有三个原因。
首先,与传统办公室不同,共享办公空间由各式各样的公司、团队和成员组成,彼此之间几乎没有直接竞争关系,也没有办公室政治,人们觉得没有必要戴上面具。当有无关利益的旁观者在场时,人们对工作的认同感会更强。不止一位受访者对《哈佛商业评论》表示,有机会向旁人介绍他们手头的事,让他们觉得自己的工作更有趣、更独特。
其次,开放的办公空间本身就带有社群经济的基因,其本质是通过实体空间的连接,搭建独立、开放、合作、共享的办公社区,让员工在工作之余拓展社交,产生头脑风暴,激发创意。在互帮互助的整体氛围中,小团队内部也会变得更加融洽。
第三,在共享办公空间工作,可以更好地控制工作进度。共享办公空间全天开放、全年无休,人们可以自由决定工作进度,可以独自伏案工作,也可以呼朋引伴,通过团队协作互相鼓励。如果有需要,他们也可以在家里工作。这种适度自治能提高工作效率。
如今,共享办公空间已不是初创企业的专利,越来越多的大公司近年来开始进入这一领域。据WeWork统计,从2010年到2017年,共享办公空间中100人以下企业的比例由29%上升至49%,100人以上企业的比例由3%上升至12%,美国运通、美国“商业内幕”网站和默克(Merck)集团等大公司都选择在共享办公空间办公。这些大公司通常会在WeWork租用一个私密性较强的办公空间,一些公司租用的工位多达100个。
在中国,入驻共享办公平台“氪空间”的企业中有30%为传统企业,包括顺丰速运、新东方学校等。随着传统行业企业向互联网积极转型,共享办公平台的用户会越来越多。
结语：好的办公空间是企业成长过程中至关重要的一部分。未来的办公环境可能是高度关联、共享和多用途的场所,它将重新定义部门之间的界限,让每个人都能发挥最佳状态。因此,成功的公司不应仅将办公空间看成物理上的空间,更应将其视为影响组织运作的重要工具。
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