以“四个坚持”实现“智慧检务” 白银区检察院数字化档案室建设步入快车道
近年来,白银区检察院在档案室达省特级的基础上,坚持把数字化档案室建设作为科技强检的重要内容,以档案管理系统化构建、规范化管理、科学化服务推进信息技术与档案工作有效融合,用“四个坚持”推动数字化档案室建设步入快车道,使档案科技向“智慧检务”华丽转身。
坚持依法治档,主动适应档案工作新常态。白银区检察院在遵循“资源为先、标准规范、整体推进、确保安全”原则的同时,更注重档案工作顶层设计和组织建设。按照“党组统一领导、分管副检察长负责、办公室具体实施”的工作机制,成立档案工作领导小组,强化对档案工作的督促和指导。坚持将《档案法》作为检察机关普法重要内容之一,每年度对干警开展档案业务培训,并强化依法管理力度,明确诉讼类卷宗和文书类卷宗管理方案,制定相应规章制度,确保档案工作全员、全方位、全过程依法管理。
坚持科学建档,不断夯实档案基础建设。实施软硬件建设同步增强、同步推进,促进档案室建设科学化、规范化。配置高新档案密集架等现代化设备和光学字符识别(OCR)等正版基础软件,创新电子档案与纸质档案双式管理办法,做到办公、库房、阅卷三分开,确保各门类电子档案及元数据的准确采集、捕获和保存。结合检察工作实际,编制切实可行的机关档案分类编号方案和归档范围及保管期限,每年度集中整理和立卷归档各门类、载体档案,做到室藏档案管理系统规范、编号排列有序、标识明确具体,严格落实档案安全防护“八防”措施,为档案管理提供良好的基础设施。
坚持从严管档,健全完善档案管理体制。抓好规范整理、安全保密、综合利用三个环节,不断丰富管理手段,规范治档管档。紧盯档案资料收集、立卷、扫描、挂接、归档、编号、装册、保管、借阅等各个环节,制定和完善机关文书档案、借阅调阅、档案室管理、科学化建设等方面的规章制度7项,确保档案管理各个环节有章可循。按照《文件材料归档范围及要求》,每年度对文书、诉讼、会计、音像、实物、基建、图书档案及电子档案进行完善补充和规范整理,共归档各门类档案卷宗8类11201卷13529册,编录院志、大事记、检察业务工作数据汇编、档案利用典型事迹、档案规范化创建活动汇编等编研资料12万余字,并编制了自1959年以来《案卷目录》等检索工具。
坚持高效用档,着力搭建“智慧档案”平台。注重档案的综合开发利用,积极挖掘档案数字化信息资源,促进检察工作健康发展。积极参与全国检察机关档案管理系统集中部署和运行甘肃试点工作,协助探索完善“检察机关档案管理系统”功能,从档案业务、档案查询、共享平台、库房管理、系统配置五个方面试点操作,实现对诉讼档案、文书档案和其他类型档案的在线收集和全过程规范化管理,通过最大限度提高档案管理的效率和安全可靠性,发挥档案信息化作用,为提升法律监督能力提供强大科技支撑。
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