浅析企业档案管理存在的问题和对策
◎蒲大洲
档案管理工作是企业管理工作的一部分,是提高企业工作质量和工作效率的必要条件。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式,决定着企业的商业版图和未来发展,对于实现该企业经营战略、不断提高管理效率具有深远的影响。
针对目前企业档案管理存在问题,提出以下建议。
深化认识,强化培训,提高业务素质。要充分认识企业档案工作的重要性,把档案管理工作真正列入议事日程,做到定期研究、定期分析、定期检查。档案主管部门要增加必要的投入,创造良好的环境,切实担负起承上启下、内外联系、协调各方的重任。要经常组织档案管理人员学习档案法律法规,增强工作的责任感,提高工作的自觉性。要根据工作发展需要,适时举办企业档案基础知识和业务技能培训,培养适应新时期档案工作发展要求的人才。
实现档案的现代化与信息化管理。网络技术与档案管理的结合是时代发展的必然选择,在企业发展过程中,以企业的档案工作为依托,成立市场信息服务中心,建立网上档案管理系统,不仅能够为企业提供咨询服务,克服企业管理的盲目性,而且能够为企业的发展起着不可忽略的作用。当前,在企业信息化建设过程中,会接触到如信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、OA办公软件等一些新的管理软件,档案部门要知难而上,积极参与企业信息化建设,使档案管理成为企业信息化的一个重要组成部分。
企业在制定信息建设规划时将档案工作纳入其中,档案部门要参与到企业信息化进程中去。要解决纸质档案与电子文件信息的对称问题,解决纸质和电子文件一致性的问题。档案部门人员要熟悉专用设备、负责检验电子文件,如果保存的电子档案有误,将来在工作中可能要造成更大的失误。档案的现代化管理一方面要适应档案自身的发展,另外也要适应企业信息化建设的流程,两方面都要兼顾。档案部门搞信息化要解决的一个观念问题,就是我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动,也不是把传统的管理方式搬到网络管理上去,而是要借助现代化信息技术,引进先进的管理理念,对档案管理中不适应的一些做法进行改革。这是一种更高层次的认识,我们要不断学习吸纳新知识,努力使档案管理工作迈上一个新台阶。
总之,企业档案管理是企业管理的一项重要基础工作,要不断提高企业档案管理质量,提高其利用率。促进企业档案管理朝着规范化、科学化的方向发展,从而为企业的持续发展提供更多更好的信息资源。
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